10 pomysłów na oszczędzanie w firmie

Tak jak wspomnieliśmy we wstępie, to tylko 10 podpowiedzi. Z pewnością pomysłów i sposobów na skuteczną redukcję kosztów firmowych jest więcej. Od czegoś jednak trzeba zacząć. Niektóre z poniższych pomysłów będą lepsze, inne gorsze – tu dużo zależy od specyfiki i charakteru danej firmy.

Nie ma niestety stałego zestawu sprawdzonych sposobów, które w każdym przypadku będą funkcjonować równie dobrze. Dlatego potraktujcie te pomysły jako ogólne, jako wskazówki. Jeśli macie inne sposoby na oszczędzanie, zawsze możecie podzielić się nimi w komentarzach, do czego serdecznie zapraszamy!

Księgowość w firmie

Ogólnie często powtarzamy, że księgowość jest jedną z tych dziedzin, na których nie warto oszczędzać. Bynajmniej nie dla tego, że sami proponujemy usługi księgowe. Profesjonalna obsługa księgowa daje nie tylko bezpieczeństwo, ale też decyduje o prawidłowym funkcjonowaniu biznesu. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy opłaca się zatrudniać samodzielną księgową? 

Z jednej strony ma to swoje zalety, ale jak pokazują nasze doświadczenia i opinie naszych klientów – jest to droższe rozwiązanie, niż skorzystanie z usług biura rachunkowego. Zwłaszcza w małych firmach. Dlatego pierwszym z pomysłów na oszczędzanie w firmie, jest outsourcing księgowy. To tańsze rozwiązanie i wnosi szereg korzyści – nie tylko natury finansowej. Jakość obsługi się zwiększa, tak jak i odpowiedzialność. Pojawiają się dodatkowe możliwości. Kluczowe będzie znalezienie odpowiedniego biura, z odpowiednią ofertą. To może nie być proste – pisaliśmy o tym jakiś czas temu w tekście: Jak znaleźć dobrego księgowego.

Wirtualne biuro

Nie od dziś wiadomo, że duża część kosztów firmowych jest związanych z koniecznością posiadania własnej siedziby. Czynsz, koszty utrzymania, dodatkowe opłaty, potrafią przygniatać i stanowią jeden z większych wydatków. Wirtualne biuro jest ciekawym wyjściem z takiej sytuacji. To rozwiązanie idealne na początku działalności, lub przy prowadzenia mikro biznesu. Wirtualne biuro to mówiąc w skrócie firma, albo tak jak w naszym przypadku biuro rachunkowe, które udostępnia innym firmom przestrzeń niezbędną do założenia i prowadzenia działalności. Przedsiębiorca może zarejestrować swoją działalność pod naszym adresem. Ale to nie wszystko. To rozwiązanie daje dodatkowe możliwości, jak na przykład: dodatkowa obsługa telefoniczna, księgowa, przejęcie kontaktu z urzędami i klientami, wynajęcie sali konferencyjnej itd. Wiele zależy od indywidualnej propozycji – jeśli jesteś ciekawy jak to wygląda w naszym biurze rachunkowym – skontaktuj się z nami i zapytaj o szczegóły.

Zakupy firmowe

Prowadząc firmę i posiadając własne biuro, czeka cię sporo bieżących wydatków – takich jak zakup artykułów biurowych, toaletowych i spożywczych. Papier do drukarki, długopisy, teczki, ręczniki, środki czystości, środki higieniczne, herbata, kawa itp. Wymieniać można długo. Nawet jeśli już starasz się ograniczać te wydatki, nie da się ich przecież całkiem pozbyć. Dlatego tak ważne jest robienie firmowych zakupów w odpowiednich miejscach, a potem odpowiednie wrzucenie ich w koszty.

Warto poszukać tańszych odpowiedników, może skorzystać z usług sklepu internetowego, gdzie ceny często są dużo niższe, niż w sklepach stacjonarnych. Artykuły higieniczne, spożywcze warto zakupić w hipermarkecie, albo hurtowni. Choć początkowo może Ci się wydawać, że różnice w miesięcznych kosztach są nie warte zachodu – przelicz je w okresie rocznym i … wróć do tematu 😉

Umowy z pracownikami

Nie będziemy Was zachęcać do tego, aby zatrudniać pracowników na czarno, albo wyłącznie na „umowy śmieciowe”. Zupełnie nie o to chodzi, poza tym takie rozwiązania nie przynoszą korzyści na dłuższą metę. Warto jednak przemyśleć sprawę umów, bo być może okaże się, że nie wszyscy pracownicy muszą pracować w biurze. Ciekawym rozwiązaniem może być umowa o telepracę, czyli pracę zdalną. Odchodzą nam wydatki związane z utrzymaniem biura, tworzeniem dodatkowego stanowiska pracy itd. Nie każdy w firmie musi mieć przecież dokładnie taką samą umowę i warunki. 

Tu wszystko zależne jest od indywidualnego charakteru stanowiska i oczekiwań pracownika. W niektórych branżach zdalny system zatrudnienia jest dużym udogodnieniem dla obu stron. A może warto zmienić umowy z niektórymi pracownikami, tak aby wynagrodzenie było bardziej zależne od zaangażowania, efektów pracy, a nie tylko od przepracowanych godzin? Albo skorzystać z leasingu pracowniczego – czyli wynajęcia pracownika, bez konieczności stałego zatrudnienia? Warto to przeanalizować, bo może to pomóc w optymalizacji kosztów firmowych.

Firmowe auta

To kolejny pomysł na oszczędzanie w firmie, czyli wynajem samochodu. Może się to okazać korzystne, zwłaszcza przy długoterminowym wynajmie, albo gdy mamy taką potrzebę w danym momencie, a nie na co dzień. Dzięki temu nie tylko wydajesz na ten cel tylko wtedy, gdy masz taką realną potrzebę. Jesteś w stanie przewidzieć koszty i mieć większą kontrolę nad wydatkami. Sprawdź o czym warto pamiętać w kontekście firmowego auta, oraz jak zmieniły się przepisy!

Firmowe IT

Większość firm musi mieć stosowne oprogramowanie i wdrożone systemy informatyczne, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Tu też można znaleźć sposób na obniżenie kosztów i oszczędność. Podobnie jak z usługami księgowymi, w większości przypadków taniej będzie po prostu skorzystać z obsługi firmy zewnętrznej. To da nam możliwość dokładnego określenia zakresu współpracy – unikając wydatków na tematy, które są dla nas mało istotne. Odpowiedni dobór usług IT, doraźna pomoc serwisanta wtedy kiedy jest ona niezbędna, darmowy monitoring i skuteczne zapobieganie awariom – to wszystko pomaga ograniczyć koszty z tego obszaru. Dobrze jest znaleźć odpowiednią firmę, która zrozumie Twoje potrzeby i do nich dopasuje swoje usługi informatyczne. Sami korzystamy z takiej formy wsparcia IT i usług informatycznych na zasadzie outsourcingu od firmy WBT-IT.Przy okazji polecamy – z czystym sumieniem 🙂

Jeśli zaczynasz dopiero swoją działalność, może okazać się, że idealnym rozwiązaniem będzie korzystanie z darmowych narzędzi i programów. Może nie da się zastąpić wszystkich aplikacji na darmowe, ale nawet częściowa zmiana może przynieść dobry efekt.

Koszty reprezentacyjne

Spotkania z klientami i partnerami również bywają kosztowne. Tu też warto poszukać sposobu na oszczędności. Może zamiast obiadów, czy kawy na mieście warto zaprosić naszych klientów do biura? Ewentualnie odwiedzać klientów w ich siedzibach? Wiemy, że nie zawsze jest to możliwe, ale jeśli ograniczyć tego typu spotkania tylko do tych koniecznych, może się okazać, że miesięcznie zaoszczędzisz nawet kilkaset złotych! Zwłaszcza jak wliczymy tu koszty nie tylko samego lunchu, ale też kosztów dojazdu, wynajmu salki konferencyjnej i czasu jaki to zajmuje. Czasu za który przecież płacimy – w tej lub w innej formie.

Materiały firmowe

Materiały firmowe to istotny element naszej działalności, z którego nie warto rezygnować. Warto jednak postarać się o obniżenie kosztów z nim związanych.

Na początek trzeba się zastanowić jakich materiałów promocyjnych potrzebujemy, a jakie będą zbędne. Może nie warto inwestować dużych środków w gadżety reklamowe, albo kreację wizualną, a skupić się na kilku wybranych tematach. Każda firma ma nieco inne potrzeby, ważne jest aby tworzyć nasze materiały reklamowe w oparciu właśnie o nie. A nie dlatego, że konkurencja tak robi, albo ktoś nam powiedział, że tak trzeba. Czasem wystarczy mieć długopisy z logiem firmy, prostą a efektywną ulotkę, a nie koniecznie inwestować jeszcze w kubki, koszulki, projektować torby, rollupy, gazetki itd. Dodatkowo warto zaplanować i zorganizować je tak, aby nie straciły na swojej aktualności po kilku miesiącach. Im bardziej uniwersalne – tym starczą na dłużej i będą mniej kosztowne. 

Optymalizacja podatkowa

To temat, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Podatki są nieuniknione, ale jest sposób aby je odpowiednio zoptymalizować. Oczywiście legalnie, w oparciu od dobre praktyki i fachową wiedzę. Z własnego doświadczenia wiemy, że nie raz przedsiębiorcy po prostu nie wiedzą, że płacą więcej niż mogą. Prawo podatkowe jest na tyle skomplikowane, że taki brak takiego bieżącego rozeznania nie dziwi.

Przydaje się tu kontakt z dobrym biurem rachunkowym, takim jak nasze 😉 Wystarczy odpowiednia analiza, wiedza i rozeznanie, dzięki którym Wasze miesięczne opłaty będą się zmniejszać, a inwestycja w fachową pomoc księgową szybko się zwróci.

Negocjuj stawki

Na koniec krótka zachęta, która również bywa skutecznym sposobem na znalezienie oszczędności w firmie. Negocjuj stawki za energię, Internet i inne usługi. Od dłuższego czasu na rynku jest na tyle duża konkurencja, że część firm jest w stanie zaproponować indywidualne, atrakcyjne warunki współpracy, dodatkowe upusty i premie. Nie dowiesz się tego jeśli nie zapytasz. Masz do tego prawo i po prostu warto spróbować. Przecież nic nie tracisz, a może się okazać, że do tej pory przepłacałeś na niektórych rachunkach.

Jak widzicie, pomysłów na oszczędzanie może być wiele. Jedne będą bardziej skuteczne, drugie mniej. Jedne pozwolą zaoszczędzić większe środki, drugie znacznie mniejsze. Nie zmienia to jednak faktu, że każda oszczędność, niezależnie od jej skali, będzie korzystna. Jeśli chcecie poznać inne sposoby na oszczędzanie w firmie, jeśli chcecie poznać konkretne propozycje w nawiązaniu do Waszej działalności – zachęcamy do skorzystania z darmowych i niezobowiązujących konsultacji księgowych w naszym biurze.

Sprawdź jak wiele możesz zaoszczędzić współpracując z naszym biurem rachunkowym!