Wraz z rozwojem technologii, dynamicznie zmienia się też charakter i sposób pracy w wielu zawodach. Cyfrowa rewolucja już od dłuższego czasu prowokuje zmiany, które objęły też księgowych i biura rachunkowe. Stereotyp zacofanego księgowego z liczydłem w dłoni już dawno odszedł do lamusa. Na rynku pojawia się coraz więcej nowoczesnych narzędzi, które ułatwiają pracę i jednocześnie podnoszą jej jakość. Dziś opowiemy Wam o jednym z nich, który umożliwi Wam automatyzację procesów księgowych. Zapraszamy!
Automatyzacja w księgowości
We wcześniejszych wpisach wspominaliśmy już o kierunku w jakim zmierza nowoczesna księgowość. Podkreślaliśmy, że biura rachunkowe (w tym nasze) coraz chętniej i coraz częściej sięgają po nowe technologie. Nie bez powodu. Korzyści płynące z ich umiejętnego wykorzystania trudno jest zignorować. W dzisiejszym wpisie skupimy się na automatyzacji. Co to oznacza w praktyce i jak może pomóc w codziennej pracy?
Część procesów księgowych może być przeprowadzonych automatycznie. To odciąża księgowych i sprawia, że uwalniają się zasoby ludzkie. Wiele zadań jest realizowanych szybciej i efektywniej. Wykorzystanie narzędzi do automatyzacji rozwiązuje też problemy kadrowe. Oczywiście nadal konieczna jest obecność i kontrola człowieka. Programy same w sobie, nie są w stanie zastąpić specjalisty. Mimo szybko postępującej cyfryzacji i rozwoju sztucznej inteligencji, maszyny nie prędko będą w stanie wygryźć z pracy księgowych, nie martwcie się 😉
Korzystanie z nowych narzędzi, takich jak programy do automatyzacji księgowości, pomagają zminimalizować nakład pracy na czasochłonne zadania, takich jak obsługa klienta, obieg dokumentów, organizacja pracy, komunikacja wewnętrzna w firmie. Pozwala też ograniczyć te najbardziej monotonne i powtarzalne czynności, dzięki czemu łatwiej skupić się na kluczowych zadaniach. Zarówno z perspektywy biura rachunkowego, jak i jego klientów. Oszczędza się tu nie tylko czas, spadają też koszty obsługi klienta, a jej jakość się poprawia. Nie ma potrzeby inwestowania w nowe sprzęty biurowe, komputery i dodatkowe oprogramowanie. Dostępne narzędzia dobrze integrują się z już istniejącymi systemami, dzięki czemu możemy mówić o technologicznej ewolucji, a nie rewolucji.
Automatyzacja procesów księgowych z Mobevo
Mobevo to zintegrowany pakiet narzędzi dla biur rachunkowych. Można powiedzieć, że został stworzony przez księgowych dla księgowych. Dzięki temu program wychodzi naprzeciw głównym potrzebom i rozwiązuje większość bolączek związanych ze specyfiką naszego zawodu. Przede wszystkim pozwala zwiększyć efektywność księgowania, dzięki automatycznemu wprowadzaniu dokumentów kosztowych i przychodowych do systemu księgowego. Poza automatyzacją wprowadzania faktur dostępne są następujące moduły:
- Moduł Eva – dzięki któremu można wysłać paczkę dokumentów do cyber-księgowej, a w odpowiedzi otrzymać przygotowane dokumenty, które zadekretujesz jednym kliknięciem.
- Moduł Audyt – dzięki któremu sprawdzisz automatycznie poprawność zapisów księgowych w rejestrach. Wygenerowany raport pozwoli Ci znaleźć nawet najmniejszy błąd.
- Moduł Analizy – gdzie możesz sprawdzić, który klient przestał być rentowny, która księgowa mogłaby opiekować się większą liczbą klientów, co poprawia nie tylko organizację ale też wydajność pracy biura rachunkowego.
- Moduł Windykacja – czyli gotowe schematy automatycznej windykacji, dzięki czemu masz kontrole nad należnościami.
- Panel on-line – czyli panel dzięki któremu możesz udostępniać swoim klientom dostęp do informacji ZUS/PIT/VAR, darmowego modułu fakturowania oraz wszystkich swoich faktur z każdego miejsca, 24h / dobę.
Mobevo – dlaczego warto?
O najważniejszych korzyściach płynących z automatyzacji procesów księgowych wspomnieliśmy już wyżej. Korzystając z Mobevo będziecie mogli doświadczyć ich na własnej skórze. A jak to narzędzie pomaga nam na co dzień? Dlaczego możemy je z czystym sumieniem polecić? Zebraliśmy kilka podstawowych argumentów, które odpowiadają na pytanie dlaczego Wasze biuro rachunkowe powinno skorzystać z Mobevo.
Dużym atutem i jednym z głównych powodów dla których warto skorzystać z Mobevo to uproszczenie pracy. Chodzi nie tylko o procesy księgowe ale też organizację wewnętrzną. Jedna aplikacja jest w stanie zastąpić kilka innych. W zasadzie zawiera w sobie wszystkie podstawowe funkcjonalności, dzięki którym biuro rachunkowe może sprawnie działać i się rozwijać. Otrzymujecie dostęp do kilku narzędzi w jednym, co jest nie tylko wygodne ale też bardzo praktyczne. Praca księgowych staje łatwiejsza, zwłaszcza gdy odpadną wszystkie żmudne i czasochłonne zadania. Dodatkowo samo korzystanie z Mobevo jest intuicyjne i bardzo proste. Nie ma potrzeby długiego wdrażania się i wgryzania się w system. W naszym przypadku wystarczyło jedno, krótkie szkolenie, a następnego dnia już aktywnie korzystaliśmy z programu.
Drugim powodem dla którego zdecydowaliśmy się wdrożyć Mobevo w naszym biurze to lepsza organizacja dokumentacji. Mamy na myśli zarówno pracę na dokumentach, jak też ich archiwizację. Zamiast szukać miejsca na nowe szafki i segregatory, zyskujecie wręcz nieograniczoną powierzchnię do przechowywania danych na serwerach. Dostęp do nich jest wygodny i szybki, w zasadzie cały czas mamy je pod ręką. To idealny sposób na zaoszczędzenie nie tylko miejsca ale i czasu.
Następny argument, który w naszym przypadku miał duże znaczenie, to dobra integracja z już istniejącym oprogramowaniem biura. Program bezproblemowo działa i współpracuje z popularnymi systemami do fakturowania i rozliczeń, takich jak Optima, Insert GT, Enova, Symfonia. Nie musicie zmieniać aktualnych systemów, nie musicie ich modyfikować, możecie natomiast poprawić ich efektywność, w oparciu o Wasze indywidualne potrzeby. Otrzymujemy bowiem produkt, który można elastycznie zgrać z konkretnymi zadaniami, potrzebami i narzędziami, bez zbędnego zamieszania.
Kolejna sprawa, to kwestia bezpieczeństwa danych. RODO wprowadziło szereg obowiązków dla biur rachunkowych w kwestii ochrony danych osobowych. Dzięki Mobevo zdecydowanie łatwiej będzie Wam mieć nad nimi kontrolę, przydzielać odpowiednio dostępy do baz danych. Twórcy Mobevo zapewniają też szyfrowane połączenie SSL i wysokie standardy bezpieczeństwa, dzięki czemu dane firmowe, jak również dane klientów będą bezpieczne, a ryzyko dostępu osób niepowołanych zostało znacząco ograniczone. Nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć jak ważne jest zachowanie poufności danych
Jeszcze jeden argument na koniec – cena. Miesięczne koszty korzystania z Mobevo kształtują się poniżej 500 zł ale nie to jest najważniejsze. Istotne jest to, że w tej cenie otrzymujecie usługi bez żadnych ograniczeń. Możecie dodawać nowe stanowiska, wprowadzać więcej faktur bez konieczności dopłat. Jedna cena bez sztywnych limitów. Dzięki temu możecie spokojnie planować rozwój biura, bez ryzyka zwiększonych kosztów.
Automatyzacja – wdrożenia dla biur rachunkowych
Wydaje się, że tylko kwestią czasu jest kiedy większość biur rachunkowych zaczną powszechnie korzystać z automatyzacji. Z uwagi na to, że wdrożenie Mobevo mamy już za sobą, możemy polecić Wam sprawdzoną firmę, która pomoże Wam przejść przez ten proces szybko i pewnie. WBT-IT, które zajmuje się obsługą informatyczną naszej firmy, uruchomiło specjalną usługę dla biur rachunkowych. Pomagają w instalacji, konfiguracji i integracji narzędzia w istniejącym już środowisku. Do tego szkolenie i bieżące wsparcie w razie problemów. To jedyny oficjalny partner Mobevo, dlatego macie pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie i skutecznie. Tak też było w naszym przypadku, dlatego też możemy polecić usługę również Wam.
Zainteresowane biura rachunkowe zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z WBT-IT