(+48) 22 486 33 46 biuro@ksiegi-rachunkowe.com

Od 1 września 2019 roku przedsiębiorcy będą mogli odszukać informacje o swoich kontrahentach w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT. Wszystko za sprawą tzw. białej listy podatników. Poza pewnymi udogodnieniami I możliwościami jakie daje to rozwiązanie, pojawiają się też dodatkowe obowiązki i konsekwencje ich niedopełnienia. Z dzisiejszego wpisu dowiecie się czym jest dokładnie biała lista podatników, jak weryfikować kontrahentów I jak uniknąć ewentualnych problemów z tym związanych.

 

Czym jest biała lista podatników?

 

Jak już nadmieniliśmy, biała lista podatników to ogólnodostępny elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT. Ma to ułatwić weryfikację kontrahentów i jednocześnie poprawić bezpieczeństwo transakcji biznesowych. Przede wszystkim poprzez określenie aktualnego statusu podatnika w świetle podatku VAT. Pomysł takiego rozwiązania pojawił się wraz z ustawą o VAT, która zobligowała szefa KAS do prowadzenia w postaci elektronicznej wykazu podmiotów, w stosunku do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji, których wykreślił z rejestru jako podatników VAT oraz podmiotów, którzy zarejestrowani są jako podatnicy VAT.

 

Biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje o konkretnym podatniku:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko;

  • NIP, REGON, PESEL, numer w KRS;

  • adres siedziby lub adres stałego miejsca prowadzenia działalności, ewentualnie adres rejestracyjny;

  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;

  • datę i podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;

  • numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą

 

 

Poza oczywistym udogodnieniem, zabezpieczeniem, pojawił się też związany z tym obowiązek weryfikowania czy numer bankowy sprzedawcy jest zgodny z białą listą. Wspomniany obowiązek występuje w sytuacji, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 złotych lub równowartość tej kwoty lub gdy po prostu sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Weryfikacja powinna odbyć się w dniu, w którym zlecany jest przelew. Jeśli rachunku sprzedawcy nie ma w wykazie, nabywca nie będzie mógł ując koszty w ewidencjach podatkowych, a tym samym nie będzie mógł obniżyć wartości przychodu.

Biała lista obowiązuje od 1 września jak wspomnieliśmy na wstępie. Natomiast obligatoryjny obowiązek weryfikacji rachunku będzie obowiązywać od 1 stycznia 2020 roku. Jak w takim razie można zweryfikować kontrahenta z pomocą białej listy podatników VAT?

 

Jak weryfikować kontrahentów na białej liście podatników?

 

Aby sprawdzić status swojego kontrahenta, przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z dwóch możliwości. Pierwszy sposób zakłada skorzystanie z zewnętrznych programów, które są udostępniane przez producentów oprogramowania, a które łączą się z API Ministerstwa Finansów. Oprogramowanie łączy się bezpośrednio z białą listą podatników VAT albo metodą search, albo metodą check. W przypadku metody search wystarczy, że przedsiębiorca uzupełni tylko jedną informację o kontrahencie (np. NIP lub REGON), a w zamian otrzyma cały zakres danych z wykazu o podmiotach pasujących do zapytania. Dodatkowo dostanie także klucz elektroniczny, stanowiący potwierdzenie wykonania zapytania.

Jeśli chodzi o metodę check, sprawdzający musi wypełnić trzy informacje. Chodzi o NIP, REGON, numer rachunku bankowego, a dodatkowo – podać datę. Po wpisaniu danych, otrzymamy informację, czy dany rachunek jest przypisany do danego podmiotu. Podobnie jak w przypadku metody „search” otrzymamy również klucz elektroniczny.

 

Jest też wspomniany przez nas drugi sposób. Podatnik może skorzystać z wyszukiwarki, która została udostępniona przez Ministerstwo Finansów. W przypadku wyszukiwarki trzeba wpisać wymagane informacje oraz datę, w zamian otrzymamy dokładnie te same dane co w przypadku pierwszej metody. Wyszukiwarka znajduje się na stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, a jej obsługa nie powinna przysporzyć problemów.

Pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia do wyjaśnienia – sankcje za niedostosowanie się do nowych zasad.

 

Biała lista podatników VAT – sankcje

 

Bardzo ważną informacją w kontekście ewentualnych sankcji, jest zasada solidarnej odpowiedzialności. W przypadku gdy nabywca dokona płatności na rachunek, który nie został wykazany na białej liście i sprzedawca nie uiści podatku VAT od tej transakcji na rzecz fiskusa, będzie odpowiadał za niego solidarnie wraz ze sprzedawcą, do wysokości zobowiązania podatkowego z tytułu dokonanej transakcji. To wymusza nie tylko dopilnowanie własnych spraw formalnych, ale też pilnowanie na bieżąco transakcji z kontrahentami.

Jeśli z jakiegoś powodu przelew zrobimy na rachunek, którego nie ma na białej liście podatników VAT, będziemy zmuszeni najpóźniej w ciągu 3 dni od dokonania płatności, poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Jeśli podatnik dokonał płatności z zastosowanie split payment, również uniknie sankcji.

Dobrym sposobem aby uniknąć sankcji i konsekwencji, będzie po prostu odpowiednie przygotowanie się. Najlepiej jeśli po 31 grudnia 2019 roku przedsiębiorcy sprawdzą rachunki bankowe kontrahentów z którymi nawiązywane są transakcje powyżej lub równe 15 tys. złotych. Poza sprawdzeniem kontrahentów, warto też sprawdzić własne dane, żeby potem nie było niepotrzebnego zamieszania.