Ustawa z 1 marca 2018 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nałożyła na biura rachunkowe dodatkowe obowiązki. Temat jest ważny, aktualny, nie tylko dla samych biur rachunkowych. Dlatego w dzisiejszym wpisie postanowiliśmy go zgrabnie podsumować. Zapraszamy!
Obowiązki biur rachunkowych związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy odnosi się wprost do podmiotów usługowych prowadzących księgi rachunkowe. W tej grupie znajdują się instytucje prowadzące działalność w zakresie wymiany walut, firmy inwestycyjne, baki powiernicze, fundacje i oczywiście biura rachunkowe. Co ciekawe nie wszystkie. Jeśli dane biuro rozlicza wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, objęte uproszczoną ewidencją podatkową, nie będzie podlegało regulacjom ustawy.
A jakie dokładnie dodatkowe obowiązki nakłada na wspomniane instytucje ustawa?
Dodatkowe obowiązki biura rachunkowego nałożone przez ustawę :
- wyznaczyć członka organu zarządzającego odpowiedzialnego za wdrożenie przepisów ustawy;
- wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności biura oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na jego rzecz z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- wypracować wewnętrzne procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- wypracować wewnętrzne procedury w zakresie anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- dokonywać analizy ryzyka transakcji klientów biura oraz utrzymywanych przez nich stosunków gospodarczych;
- stosować środki bezpieczeństwa finansowego;
- zawiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) o transakcjach, których równowartość przekracza 15 000 euro;
- rejestrować i zawiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach, których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu bez względu na ich wartość i charakter;
- przekazywanie informacji na żądanie GIIF;
- dokumentować prowadzone analizy oraz zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego;
- wstrzymywać transakcje na żądanie GIIF;
- szkolić pracowników z zakresu regulacji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Omówienie wybranych obowiązków biur rachunkowych
Większość obowiązków nie wymaga szczególnego omówienia. Słysząc o konieczności informowania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o określonych transakcjach, czy zdarzeniach – nie budzą się raczej wątpliwości. Nie mamy zbytnio pola na własną interpretację 🙂 Niemniej, kilka obowiązków warto będzie podsumować i omówić.
Jeśli chodzi o wskazanie osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy. To pierwsze działanie i obowiązek biura rachunkowego. Należy wyznaczyć osobę w biurze, która zapewni zgodność działania biura z przepisami. W przypadku działalności jednoosobowych, zawszę będzie osoba prowadząca działalność. W przypadku większej firmy, powinna być to osoba zasiadająca w zarządzie. Jeśli chodzi o biura rachunkowe działające w formie spółki należy wyznaczyć członka zarządu, który weźmie na siebie tę odpowiedzialność.
Pewne wątpliwości wzbudza też obowiązek przygotowania i prowadzenia pisemnej procedury wewnętrznej. Zgodnie z art. 50 ustawy procedura ta powinna określać:
- czynności lub działania podejmowane są w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
- zasady rozpoznawania i oceny ryzyka
- zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
- środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
- zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
- zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej o transakcjach oraz zawiadomieniach,
- zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.
Istotną zmianą, jest wprowadzenie obowiązku opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników i współpracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów. Procedura ta określa osobę odpowiedzialną za zbieranie zgłoszeń, określa sposób odbierania zgłoszeń oraz formę ochrony pracownika dokonującego zgłoszenie. Chodzi o zminimalizowanie działań o charakterze represyjnym i niesprawiedliwego traktowania. Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń powinna zawierać też zasady zachowania poufności i ochrony danych osobowych osób dokonujących zgłoszeń o nieprawidłowościach zgodnie z przepisami RODO. Oczywiście musi zawierać w sobie rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia.
Kolejnym ważnym obowiązkiem nałożonym na biura rachunkowe jest dokonywanie analizy transakcji oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych utrzymywanych przez klientów. Plus ocena ryzyka. Wspomniana analiza także musi zawierać i uwzględniać określone kryteria. Zarówno ekonomiczne, które polegają na ocenie transakcji pod względem celu prowadzenia działalności, jak również kryteria geograficzne, przedmiotowe i behawioralne.
Co jeszcze warto podkreślić? Informacje o transakcjach zarejestrowanych przez biuro rachunkowe przekazuje się do Generalnego Inspektora w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1;
W przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3. – niezwłocznie!
W przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3. – niezwłocznie!
Dlaczego warto pamiętać o nowych obowiązkach dla biur rachunkowych w związku z ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy? Jednym z powodów z pewnością są kary. Za niedopełnienie zadań, jakie spoczywają na nich jako instytucji obowiązanej, grożą sankcje pieniężne i karne.
Wspomina o tym art. 35 ust. 1:
“Kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy, nie dopełnia obowiązku:
1) rejestracji transakcji, przekazania Generalnemu Inspektorowi dokumentów dotyczących tej transakcji lub przechowywania przez wymagany okres rejestru tych transakcji, lub dokumentów dotyczących tej transakcji,
2) zachowania środków bezpieczeństwa finansowego, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 10a ust. 1, lub przechowywania informacji uzyskanych w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego,
3) zawiadomienia Generalnego Inspektora o transakcji, o której mowa w art. 16 ust. 1,
(…) podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.”
Karą może być grzywna, jeśli sprawca czynu działa nieumyślnie. Niezależnie jednak od rozmiaru i skali konsekwencji za niedopełnienie pewnych obowiązków, zgodzicie się z tym, że najlepiej po prostu ich uniknąć. Dlatego tak ważne jest, być na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach, nie zawsze związanych bezpośrednio z podatkami i księgowością. Dla klientów biur rachunkowych to też istotne. Choćby z tego tytułu, że zyskują świadomość, że biuro z którego usług korzystają, jest profesjonalne, przygotowane do prawidłowego funkcjonowania w nowych warunkach prawnych. Co będzie niemal równoznaczne, że będzie potrafiło odpowiednio zadbać o interesy swoich klientów.