Co można wliczyć w koszty firmowe?

Koszty firmowe – kiedy można odliczyć od podatku?

Ponoszenie kosztów i konieczność inwestycji to ciągły proces towarzyszący na każdym etapie działalności. Od momentu otwarcia własnej firmy, po jej rozwój. Wymaga zatem szczególnej uwagi i dobrej organizacji. Konieczne jest też dokładne określenie co jest kosztem firmowym, a co nie.

Z pomocą przychodzi ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, która wskazuje, że za koszty uzyskania przychodu uznawane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mówiąc prościej:

Aby dany koszt można było odliczyć od przychodów, musi istnieć między nimi związek przyczynowo skutkowy.

Związek, który w razie potrzeby, albo kontroli US można wykazać i uargumentować. Od tej argumentacji zależy klasyfikacja kosztów. Ogólna zasada pozostaje jednak niezmienna: trzeba wykazać, że dany koszt ma bezpośredni związek z uzyskiwanym przychodem

Wszystkie koszty firmowe należy rejestrować, najlepiej w formie faktur VAT, aby potem móc wykazać je przed Urzędem Skarbowym. Dzięki temu mamy możliwość znaczącego obniżenia podatku dochodowego. Podstawą obliczenia go jest bowiem dochód, a nie przychód. A jak wiecie dochód to nic innego niż przychód pomniejszony o koszty. Włączanie wydatków w koszty firmy, opłaca się zatem każdemu. Pozostaje tylko kwestia jak to zrobić i co można wliczyć w koszty firmowe.

Co można wliczyć w koszty firmy?

Znacie podstawową zasadę, schemat działania, a więc możemy przejść do konkretów. Poniżej przygotowaliśmy przykładową listę produktów i usług, które z powodzeniem można wliczyć koszty działalności gospodarczej:

• koszty związane z założeniem działalności gospodarczej, koszty rejestracji
• środki trwałe – czyli wszystkie urządzenia, maszyny, auta i sprzęt, który wykorzystywany jest w firmie przez rok lub dłużej. Twoje przychody nie zdołają pokryć wszystkich wydatków, które poniosłeś.
• materiały, z których tworzycie swoje produkty
• szkolenia i kursy (np. językowe)
• wartości niematerialne i prawne – czyli wszystkiego rodzaju licencje oprogramowania, koszty autorskiego, majątkowego.
• meble i akcesoria biurowe
• czynsz za najem biura, albo np. sali konferencyjnej. Nawet prowadząc działalność we własnym mieszkaniu część czynszu i innych opłat można wrzucić w koszty
• koszty remontu budynku i pomieszczeń biura
• rachunki – za media, prąd, Internet, telefon itd.
• wynagrodzenie pracowników i zasiłki – można je wliczać w koszty, w miesiącu za które były należne
• reklama – czyli wszystkie koszty poniesione na działalność promocyjną i marketingową firmy. Przy okazji jeśli macie problem z rozliczaniem reklam na Facebooku to całkiem niedawno opisaliśmy na blogu, jak się za to zabrać ?
• wydatki na stronę internetową
• składki ZUS – one również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, możemy je wliczyć w koszty w miesiącu w którym je opłacimy
• delegacje – czyli różnego rodzaju wyjazdy i podróże służbowe, które są związane z prowadzoną działalnością
• paliwo
• outsourcing – czyli usługi księgowe, prawne albo informatyczne świadczone przez zewnętrzne firmy
• polisy ubezpieczeniowe – musi jednak obejmować składniki firmy, np. służbowe auto, siedzibę firmy
• odzież – zarówno firmowe uniformy, jak na przykład odzież ochronną
• wszelkiego rodzaju sprzęt elektroniczny niezbędny do prowadzenia działalności
• książki – poradniki, prenumeraty branżowych magazynów i pism, które bezpośrednio wiążą się z naszą działalnością

Wymieniać można długo. Kosztów firmowych, które obniżą nasz podatek dochodowy znajdzie się znacznie więcej, podobnie jak sposobów na oszczędzanie w firmie. Dużo zależy tu od branży, charakteru prowadzonej działalności. Często decydują o tym niuanse, albo indywidualna interpretacja urzędników w US. Tak jak już wiecie – wszystko zależy od tego, czy można to bezpośrednio połączyć z uzyskiwanym przychodem i charakterem działalności. Im bardziej ta zależność jest oczywista, tym lepiej. To musi być przemyślane, logiczne. Pamiętajcie, że jeśli Urząd Skarbowy będzie mieć wątpliwości, inną interpretację niż Wy, może to generować niepotrzebne zamieszanie i kontrolę. 

A co, gdy nie masz pewności, czy dany wydatek może być kosztem firmy?

Jeśli macie wątpliwości czy dany wydatek można uznać za koszt macie dwie opcje, Pierwsze to poprosić o wydanie indywidualnej interpretacji przez Urząd Skarbowy. Niestety czeka się na nią nawet do 3 miesięcy. Drugi sposób to zwrócić się z tą sprawą do naszego biura rachunkowego w Warszawie. Nasza opieka księgowo-podatkowa pozwoli Wam uniknąć tego rodzaju dylematów. Co więcej – chętnie podpowiemy Wam również mniej typowe i oczywiste rozwiązania, które pomogą Wam zoptymalizować koszty firmowe i weźmiemy na siebie stresujący kontakt z urzędem.

Zapraszamy do kontaktu!