Ustawa o rachunkowości wskazuje konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Wspomniany obowiązek to tytułowa dekretacja. Mówiąc inaczej, dekretacja dotyczy obiegu dokumentacji i jest to adnotacja na dokumencie, która wskazuję komórkę w firmie odpowiedzialną za daną sprawę. W dzisiejszym wpisie podsumujemy najważniejsze informacje na ten temat, uwzględniając zarówno kwestię przepisów, jak i praktyczną stronę. Zapraszamy!
Dekretacja a przepisy
Ustawa o rachunkowości nie pozostawia złudzeń. Dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach poprzez określenie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw. dekretacja dokumentów księgowych) i podpisu osoby odpowiedzialnej za powyższy opis. Co jeszcze musicie musicie wiedzieć? Najlepiej będzie jak przypomnimy treść przepisów.
Art. 21. o rachunkowości
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
3) Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
4) Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
5) Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Jeśli chcecie przypomnieć sobie treść całej ustawy o rachunkowości, znajdziecie ją w Internetowym Systemie Aktów Prawnych
Dekretacja a praktyka
Przeprowadzana kontrola potwierdzona dekretacją ma na celu m.in. sprawdzenie rzetelności i kompletności dowodu księgowego, a także określenie, czy jest on wolny od błędów rachunkowych i formalnych.
W praktyce, każde pismo czy inny dokument przychodzący do firmy najpierw powinien być rejestrowany, a dopiero potem przekazywany do dekretacji. Natomiast zadekretowane dokumenty powinny być przekazane do odpowiedniej komórki organizacyjnej.
Istotne jest, że dekretacja może obejmować również termin i sposób załatwienia danej sprawy, a wszelkie zmiany w dekretacji może wprowadzać jedynie dekretujący. Formę sprawdzenia dowodu i sposób dekretacji powinna zostać opisana w polityce rachunkowości danej firmy. Jednym z powodów jest fakt, że nie musi mieć ona jednolitego przebiegu w każdej organizacji.
Przebieg procesu dekretacji jest indywidualny w każdym przypadku, czyli zależy od konkretnej firmy i ustalonych zasad.
Nadal popularny jest tradycyjny system, który polega na tym, że informacje umieszcza się odręcznie na przesyłce. Osoba dekretująca uzupełnia datę i podpisuje się osobiście. Oczywiście dekretację można dokonać przy pomocy programów i dedykowanych aplikacji. Przy takim układzie pojawia się jednak pewna wątpliwość…
Dekretacja elektroniczna
W związku z stosowanie elektronicznej dekretacji pojawiały się wątpliwości, czy jest konieczność dodatkowego sprawdzania w formie ręcznej. Ustawa o rachunkowości (art. 21 ust. 1a), wskazuje że dekretacja dokumentów księgowych nie jest obowiązkowa wprost na dowodzie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Nie zmienia to jednak faktu, że system (oprogramowanie) powinien generować wydruk zawierający wszystkie niezbędne elementy. Jeśli taki wydruk jest możliwy, nie będzie konieczności dublowania informacji jeszcze w formie tradycyjnej (ręcznej). Konieczne jest jednak dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy. Najlepiej jeśli kierownik indywidualnie podejmie decyzję, czy dany dekret musi zostać naniesiony ręcznie, czy też za pośrednictwem systemu komputerowego.
Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis będzie Wam pomocny. Jeśli macie wątpliwości, pytania albo własne spostrzeżenia dotyczące dzisiejszego wpisu i tematu – piszcie śmiało w komentarzach. Zachęcamy też do odwiedzania naszego profilu na Facebooku, na Twitterze, gdzie staramy się regularnie dzielić wiedzą i nie tylko 😉