(+48) 22 486 33 46 biuro@ksiegi-rachunkowe.com

Przedsiębiorcy prowadzący firmy w formie spółek prawa handlowego, czy też spółki cywilnej mają obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych. Natomiast podstawą zapisów w księgach rachunkowych, fundamentem dla sprawozdań, jest dowód księgowy. Aby taki dokument księgowy rzeczywiście mógł zostać uznany za dowód, musi spełniać określone wymagania. W dzisiejszym artykule podsumowaliśmy je, jak również przedstawiliśmy najważniejsze informacje, o których warto pamiętać. Zapraszamy!

 

Czym jest dowód księgowy?

 

Dowód księgowy to w skrócie pisemne odzwierciedlenie zaistnienia danej operacji. Jak również potwierdzenie jej zaewidencjonowania (lub stwierdzenia stanu poszczególnych zasobów i źródeł ich pochodzenia) na dany dzień. Wspomniany dowód potwierdza zasadność i zgodność operacji z odpowiednimi przepisami – czyli w praktyce można powiedzieć, że pełni rolę rejestracji, ale też funkcję kontrolną.

Wśród rodzajów dowodów księgowych wyróżnia się.:

  • dowody zewnętrzne obce (dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów);
  • dowody zewnętrzne własne (dokumenty wystawiane przez jednostkę i przekazywane w oryginale kontrahentowi);
  • dowody wewnętrzne (dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz jednostki).

 

Z czego powinien składać się dowód księgowy? Całe szczęście nie musimy się nad tym zastanawiać, bo przepisy jasno regulują z jakich elementów powinien się składać dowód księgowy. Wymagania formalne zostały opisane w art. 21 ustawy o rachunkowości. Zarówno dowód w formie papierowej, jak i wirtualnej musi muszą zawierać takie same dane, czyli:

  • rodzaj dowodu oraz wskazanie jego numeru identyfikacyjnego;
  • strony transakcji (wskazanie nazw oraz adresów);
  • opis operacji;
  • wartość operacji;
  • datę dokonania operacji;
  • odpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – tzw. dekretacja).
  • podpis osoby odpowiedzialnej.

 

Po sprawdzeniu dowodu księgowego należy go zakwalifikować do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie kont księgowych dla zapisu kwot danej operacji w księdze głównej, w której obowiązuje zasada podwójnego zapisu i podziałki klasyfikacji budżetowej. Możliwe jest nieumieszczenie na dowodzie księgowym podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano (lub od której przyjęto) składniki aktywów, a także stwierdzenia dotyczącego sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Tak jak wspomnieliśmy, ważnym elementem dowodu księgowego jest dekretacja, czyli nadanie mu numeru, daty, sposobu w jaki został ujęty w księgach. W praktyce polega to na ręcznym wpisaniu miesiąca, sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych i podpisu osoby odpowiedzialnej. Ustawodawca dopuścił jednak możliwość odstąpienia od ręcznego dekretowania dowodów księgowych. Warunkiem odstąpienia od powyższego jest korzystanie przez podmiot odpowiedniego systemu komputerowego, dzięki któremu operacje finansowe są księgowane automatycznie według jego algorytmów, a system ten pozwala na wydruk dekretu księgowego.

 

Kontrola dowodu księgowego

 

Ważnym elementem dowodu księgowego jest jego kontrola. Ma ona na celu niedopuszczenie do księgowania dowodu wadliwego pod względem merytorycznym, formalnym, prawnym i rachunkowym, a także weryfikację treści dokumentu ze stanem faktycznym. Obowiązek zweryfikowania dowodu księgowego przed jego zaksięgowaniem wynika wprost z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z art. 22 tej samej ustawy wynika jednoznacznie, że tworzone dowody księgowe muszą być: rzetelne, kompletne i bezbłędne. Aby mieć pewność, że dowody takie właśnie są, niezbędne jest przeprowadzenie stosownej kontroli. Można przeprowadzić ją po względem:

  • merytorycznym – obejmującym ocenę prawidłowości, celowości i zasadności operacji gospodarczej odzwierciedlanej przez dokument. Na tym etapie dokonuje się weryfikacji, czy dane w dokumencie są zgodne z rzeczywistością;
  • formalnym – zbadanie, czy treść i forma dokumentu odpowiadają przepisom prawa i ustalonym normom, oraz czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot i osoby;
  • rachunkowym – obejmującym weryfikację bezbłędności obliczeń.

 

 

A co w przypadku błędów? Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas kontroli dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi. W razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia na piśmie kierownika jednostki, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

 

Jak prawidłowo przechowywać dowody księgowe?

 

Podsumowaliśmy najważniejsze cechy, kwestię kontroli dowodu księgowego, a co z jego przechowywaniem? Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują przechowywanie dokumentów przez 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych). Dokładne okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą. Wszelkie dokumenty opisujące politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami oraz nieupoważnionym dostępem i zniszczeniem.

 

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w biurze, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, a dodatkowo w podziale na okresy sprawozdawcze. Nie jest tajemnicą, że powinny być przechowywane w sposób, który pozwala na ich łatwe odszukanie i identyfikację. Z drugiej strony, możliwe jest przekazanie danych do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. W przypadku przekazania zbiorów do przechowania innemu podmiotowi, kierownik ma obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od ich wydania, a także zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych, wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom.

 

Jeśli korzystacie z usług biura rachunkowego, nie musicie pamiętać o tym terminie, podobnie jak o większości wymogów i przepisów, o których dziś wspomnieliśmy. To specjaliści biura rachunkowego mają obowiązek odpowiedniego zaopiekowania tematu. Przygotowania, kontroli i zapewnienia odpowiednich formalności w kontekście dowodów księgowych i nie tylko! Dowody księgowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Stwierdzają dokonanie konkretnych operacji gospodarczych. a więc to ważny temat, o którym trzeba pamiętać i trzeba dopilnować. Jeśli prowadzicie firmę i nie macie czasu (ani chęci) zajmować się tym osobiście, warto przekazać go w dobre i profesjonalne ręce. Jeśli potrzebujecie opieki i rzetelnej obsługi księgowej swojej firmy, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem! Przypominamy też, że nawet jeśli korzystacie już z usług księgowych, ale macie wątpliwości co do jej jakości, możecie zmienić biuro rachunkowe. Przełom rok jest do tego dobrym momentem. Proces nie jest skomplikowany, a może się okazać, że znacząco poprawi funkcjonowanie Waszej firmy!

Skontaktujcie się z nami i porozmawiajmy o szczegółach!