(+48) 22 486 33 46 biuro@ksiegi-rachunkowe.com

Prowadzenie działalności gospodarczej w swoim domu lub mieszkaniu to dość powszechne rozwiązanie. Dla wielu przedsiębiorców jest to całkowicie naturalny krok, zwłaszcza na początku przygody z własnym biznesem. Oczywiście wiele zależy od formy, charakteru i skali prowadzonej działalności. Niektóre branże, takie jak IT, marketing, pośrednictwo itd. już od dawna korzystają z takiej możliwości. Głównie dlatego, że najczęściej do działalności potrzebne są jedynie telefon oraz komputer z dostępem do Internetu. Prowadzenie tego rodzaju usług w domu lub mieszkaniu, z pewnością będzie jednym ze sposobów na uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z wynajmem, posiadaniem i utrzymaniem biura. Z drugiej strony to rozwiązanie często tylko tymczasowe, które przestaje mieć zastosowanie, gdy firma zaczyna się rozwijać. O czym musisz pamiętać prowadząc działalność w domu? Jak ją rozliczać? Jakie formalności się z tym wiążą? Na te i inne pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule, zapraszamy!

 

 

Prowadzenie działalności w domu – podstawowe informacje i formalności

 

 

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) często decydują się na jej rejestrację we własnym mieszkaniu lub domu. To wygodne, oszczędne i logiczne rozwiązanie, które wymaga jednak dodatkowej organizacji. W tym oddzielenia strefy (wydatków, przestrzeni) prywatnej od tej, która jest związana z działalnością. To ważne w kontekście wydatków, ponieważ te mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z przepisami (ustawa o podatku dochodowym), za koszty uzyskania przychodu uznaje się wszystkie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów działalności. Do kwestii rozliczania jeszcze dojdziemy, teraz skupmy się na formalnościach związanych z nową organizacją.

 

 

Działalność gospodarczą można prowadzić nie tylko w lokalu, którego właścicielem jest przedsiębiorca. Można prowadzić ją w wynajętym mieszkaniu, w wydzielonej części domu rodziców albo współmałżonka. Trzeba wówczas pamiętać, aby oprócz umowy najmu (lub użyczenia) posiadać też zgodę właściciela na prowadzenie działalności w jego lokalu.

 

 

Jeśli chodzi o kwestie formalne, nie ma konieczności informować spółdzielnię, czy wspólnotę mieszkaniową o zamiarze prowadzenia działalności w mieszkaniu. Dobrze jest jednak upewnić się, że wybrany rodzaj działalności może być w ogóle prowadzony w danym budynku i czy są z tym związane dodatkowe formalności. Oczywiście nie mówimy tu o pracy przy komputerze, a bardziej o działalnościach bazujących na świadczeniu usług i przyjmowaniu klientów w miejscu zamieszania (na przykład salon fryzjerski, kosmetyczny, gabinet lekarski, stomatologiczny itd.). W przypadku niektórych branż, konieczne będzie wystąpienie o zgodę na prowadzenie działalności, zadbanie o kwestie bezpieczeństwa, zwłaszcza gdy dochodzi do istotnej zmiany w użytkowaniu lokalu. Jeśli działalność wymusza tego rodzaju zmiany, przedsiębiorca powinien zgłosić to do gminy, co będzie też okazją do weryfikacji, czy zmiana przeznaczenia lokalu jest konieczna i jak będzie wyglądać w praktyce. W dokumencie właściciel firmy powinien opisać obecny sposób użytkowania lokalu oraz przedstawić prace, które będzie wykonywał po założeniu firmy. Do takiego zgłoszenia należy dołączyć:

 

  • ekspertyzę techniczną
  • opis i rysunek, który przedstawia lokalizację budynku oraz sąsiadujących obiektów budowlanych (w przypadku domu);
  • opis techniczny budynku oraz lokalu mieszkalnego, zawierający charakterystykę nieruchomości, dane technologiczne, dane techniczno-użytkowe oraz wielkość i rodzaj obciążeń;
  • dokumenty potwierdzające, że przedsiębiorca ma prawo do dysponowania nieruchomością (np. akt własności, umowa najmu);
  • zaświadczenie odpowiedniego organu (wójta, burmistrza lub prezydenta miasta) o tym, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego albo decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
  • pozwolenia, uzgodnienia i opinie – stosowane do planowanej przez nas działalności.

 

 

Kolejną istotną sprawą jest wskazanie mieszkania albo domu jako siedziby działalności gospodarczej w CEIDG (druk CEIDG-1). Do zgłoszenia mieszkania, domu lub jego wyodrębnionej części jako siedziby firmy nie towarzyszy obowiązek wykazania tytułu prawnego zajmowania danego lokalu. Natomiast nie musimy chyba podkreślać, że ogólnie jest to niezbędny dokument 🙂 To może być akt własności, umowa najmu, a w przypadku, gdy firma jest prowadzona w domu np. rodziców lub współmałżonka – umowa użyczenia. Jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę w domu czy mieszkaniu, którego jest najemcą, ma obowiązek uzyskania zgody wynajmującego na prowadzenie działalności od właściciela nieruchomości. Ważne będzie też ustalić jaka część domu będzie przeznaczona na prowadzenie działalności. Co ważne może to oznaczać wyższy podatek od nieruchomości (podstawę opodatkowania dla budynków lub ich części stanowi powierzchnia użytkowa). W tym przypadku wiele zależy od charakteru działalności i związaną z tym koniecznością przystosowania lokalu mieszkalnego. Tak jak wspomnieliśmy, inaczej będzie to wyglądało w przypadku informatyka pracującego zdalnie (tylko z komputerem, bez dodatkowych potrzeb), a inaczej w przypadku gabinetu lekarskiego. I tak jak w pierwszym przypadku, informatyk może śmiało korzystać z prywatnych przedmiotów użytku codziennego, tak w przypadku lekarza i gabinetu będzie zupełnie na odwrót. Konieczne będzie wyłączenie danego pomieszczenia od użytku prywatnego, dokonania istotnych zmian budowlanych, dodatkowe środki bezpieczeństwa, montaż specjalistycznego sprzętu itd. Prowadzona w domu działalność może spowodować zmianę przeznaczenia lokalu i zmianę sposobu użytkowania lokalu. I tu trzeba wspomnieć o przepisach, zwłaszcza art. 71 ust. 1 ustawy prawo budowlane, zgodnie z którym zmiana przeznaczenia lokalu mieszkalnego lub jego części jest rozumiana jako podjęcie albo zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego lub pracy, warunki zdrowotne, higieniczno-sanitarne lub ochrony środowiska, bądź wielkość lub układ obciążeń. W takim przypadku na przedsiębiorcę spada obowiązek specjalnego przystosowania mieszkania lub części domu. Co za tym idzie, dla tak wyodrębnionej części zostanie ustalona wyższa stawka podatku od nieruchomości. Ustawa wskazuje górną stawkę podatku, natomiast to gmina samodzielnie ją ustala.

 

 

działalność gospodarcza w mieszkaniu

 

Przeznaczenie nieruchomości ustala miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego uchwalany przez gminę. Zgodnie z nim dany lokal może pełnić funkcje mieszkalne, użytkowe lub tylko jedną z nich. Tak że jeśli dochodzi do wspomnianej zmiany przeznaczenia pojawiają się dodatkowe formalności w tym:

  • określenie rodzaju modyfikacji lokalu
  • specyfikacja techniczna nieruchomości,
  • opis i rysunek obiektu z ujęciem jego położenia względem innych budynków,
  • oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością
  • zaświadczenie wydane przez właściwego wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o zgodności planowanej zmiany użytkowania lokalu mieszkalnego z założeniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
  • ekspertyza techniczna wykonana przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane,
  • ew. dodatkowe dokumenty

 

Jak możecie się domyślać, wszystkie dokumenty trzeba zorganizować przed ewentualnym remontem lokalu 🙂 Dużo łatwiej ma przedsiębiorca, którego działalność nie powoduje zmian przeznaczenia nieruchomości. Niemniej jednak i tu zdarza się, że organy podatkowe wymagają wyodrębnienia powierzchni, na której w danym pomieszczeniu usytuowane jest biurko i inne meble, sprzęt firmowy. Na wypadek kontroli podatkowej, przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, jaka część pomieszczenia jest przeznaczona na firmę i oczywiście przedstawić tytuł prawny do zajmowanego lokalu (ew. zgody właściciela, umowa najmu).

 

 

Działalność gospodarcza w domu – co i jak rozliczać?

 

 

Wszystkie wydatki na mieszkanie, dom (lub jego część) wykorzystywane dla potrzeb działalności gospodarczej można zakwalifikować w koszty. Prowadzenie działalności w domu wiąże się między innymi z dodatkowym zużyciem mediów. Na podstawie definicji kosztu podatkowego, o którym wspominaliśmy wyżej (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych. Koszty utrzymania mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej przypadają bezpośrednio na prowadzoną działalność gospodarczą. Jednym ze sposobów ustalenia tej części wydatków, która dotyczy prowadzonej działalności gospodarczej, jest zastosowanie do obliczeń wskaźnika udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do całej powierzchni lokalu. Sprawa komplikuje się nieco przy wydatkach na ogrzewanie, wodę, ścieki, gaz itp. Oczywiście podatnik może zewidencjonować je w kosztach firmowych. W tym przypadku kluczowe będzie jednak ustalenie w jakiej proporcji zostały wykorzystane w związku z prowadzoną działalnością. Jednym z rozwiązań, które pozwolą na ustalenie faktycznego zużycia mediów w ramach prowadzonej działalności, jest założenie osobnych liczników. Może się to wydawać dziwne, natomiast ryzykowne wydaje się stosowanie współczynnika udziału powierzchni, ponieważ przedsiębiorca może korzystać z mediów w mniejszym stopniu w działalności niż prywatnie. Do tego dochodzi też kwestia pozostałych domowników.

 

Jeśli chodzi o wydatki na telefon i Internet – w tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie kosztów na podstawie billingu. W takiej sytuacji możliwe jest ustalenie kosztów faktycznie poniesionych na rozmowy służbowe. Na takim potwierdzeniu przedsiębiorca powinien zaznaczyć, które z telefonów były wykonane w celach związanych z prowadzoną działalnością. Mniejsze zamieszanie robi się jeśli przedsiębiorca osobno założy telefon lub Internet w domu, tylko do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wtedy ma prawo zaliczyć wydatek na abonament do kosztów uzyskania przychodu w całości.

 

A co w przypadku kredytów hipotecznych? Tu trzeba mieć świadomość, że kredyt hipoteczny nie jest kosztem uzyskania przychodu. Będą nim odsetki skapitalizowane od kredytu – już zapłacone. Jeżeli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na zakup mieszkania w celach prywatnych, a następnie postanowił wykorzystać jego część do celów związanych z prowadzoną działalnością, nie ma przeciwskazań, aby odsetki od takiego kredytu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście odliczyć można część odsetek, proporcjonalnie przypadających na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej.

 

 

co można wliczyć w koszty firmowe

 

Warto pamiętać! Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca ma prawo zaliczyć jedynie zapłacone już odsetki od zaciągniętych kredytów, a część mieszkania przeznaczoną na działalność, należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych firmy.

 

Warto pamiętać, że prowadzenie działalności w domu wiąże się ze zmianą organizacji. Tak jak wspomnieliśmy na samym wstępie – konieczne jest rozgraniczenie wydatków na działalność gospodarczą od wydatków domowych. Wszystkie zakupy firmowe powinny być udokumentowane jako faktura VAT na firmę. Jeśli chodzi o koszty związane z użytkowaniem części mieszkania w prowadzonej działalności oraz sprzęt zakupiony na potrzeby działalności przedsiębiorca powinien ująć w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) jako pozostałe wydatki. Koszty ustalane na podstawie współczynników, bilingów itp. powinno się ewidencjonować za pomocą dowodu wewnętrznego. Do dowodu natomiast, należy podpiąć dokument potwierdzający wydatek i sposób wyliczenia (czyli metodę, którą przedsiębiorca posłużył się przy wyliczaniu kwoty).

 

Jeśli prowadzicie działalność gospodarczą w domu, albo dopiero planujecie ją prowadzić i macie dodatkowe wątpliwości lub pytania – zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Pomagamy nie tylko dużym firmom ale też drobnym przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobowe działalności. Nie tylko pomożemy odpowiednio rozliczyć koszty firmowe ale też przejmiemy stresujące kontakty z urzędami, będziemy informować Cię o aktualnych i planowanych zmianach w prawie podatkowym (i nie tylko!), jak również pomożemy Ci szybciej rozwijać biznes. 

Porozmawiajmy!