2019 rok serwuje wszystkim sporą porcję zmian w przepisach. Nie tylko w rozliczeniach i podatkach, ale też w kadrach. Pojawiają się nowe obowiązki, do których trzeba się przygotować i dostosować. Dotyczy to m.in. ewidencji czasu pracy i akt pracowniczych. Co dokładnie się zmienia?
Zmiany w ewidencji czasu pracy 2019
Projekt nowych przepisów zakłada kilka podstawowych zmian w stosunku do poprzednich lat. Oto najważniejsze z nich:
- działy kadrowe będą musiały zadbać o to, aby pracownik potwierdził odebranie harmonogramu pracy
- w ewidencji trzeba będzie wskazać nie tylko liczbę godzin przepracowanych w danej dobie ale też ich rozkład (np. od godz. 9 do 17)
- dokumenty związane z ewidencją czasu pracy trzeba będzie przechowywać przez min. 10 lat (a nie jak obecnie przez 3)
- przepisy zobowiązują też firmy do gromadzenia innych dokumentów, w tym skierowania na badania lekarskie i wyodrębnienia nowej części akt osobowych zgodnie z regulacjami
Największe znaczenie mają zmiany dotyczące przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy. Przykładowo harmonogram czasu pracy, który do tej pory tworzyło się w wersji elektronicznej, teraz będzie trzeba wydrukować. Dodatkowo trzeba będzie zadbać, aby każdy pracownik podpisał się na wydruku, a kopię przechowywać w archiwum. To może być problematyczne zwłaszcza dla większych firm, które zatrudniają przykładowo kilkuset pracowników. Pochłonie to z pewnością sporo czasu i uwagi, nie wspominając o dodatkowych stosach dokumentów, które trzeba przecież odpowiednio przechowywać i zabezpieczyć.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
- liczba przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczba nadgodzin
- dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczba godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Nowe przepisy definiują na nowo dokumentację pracowniczą, która obejmie akta osobowe i dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy. W praktyce oznacza to konieczność przechowywania przez 10 lat, a w niektórych przypadkach przez 50 lat, jeszcze większą ilość dokumentów pracowniczych.
Znaczącą zmianą jest też obowiązek określania początkowej i końcowej godziny pracy danej osoby w poszczególnych dobach. Takie rozwiązanie ułatwi kontrolę i weryfikację przestrzegania przepisów przez PIP (Państwową Inspekcję Pracy) dotyczących nadgodzin, doby pracowniczej itd. A patrząc z drugiej strony – wymusza od pracodawców określenie dokładnych godzin pracy, co przy ruchomym czasie pracy albo przy pracy zdalnej, może być nie lada wyzwaniem.
Oczywiście nadal obowiązuje też konieczność stosownego zabezpieczenia dokumentacji firmowej. Nie narażanie jej na zniszczenie czy utratę i ochrona danych w niej zawartych. Ale to żadna rewolucja, zwłaszcza w kontekście RODO i ochrony danych osobowych w firmach. Nowością są za to zmiany w przepisach dotyczących akt pracowniczych.
Akta pracownicze w 2019
Zgodnie z nowymi przepisami, konieczne będzie nowe wyodrębnienie akt pracowniczych. Oznacza to, że kadrowe będą musiały przenieść większość dokumentów i na nowo je pogrupować. Jak?
|
AKTA OSOBOWE |
DOKUMENTACJA |
|
Część A |
Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy |
|
Część B |
Dokumentacja urlopowa |
|
Część C |
Dokumentacja płacowa |
|
Część D |
Ewidencje BHP Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację |
Raczej trudno oceniać nowe przepisy w kategoriach rewolucji. Natomiast pojawiło się kilka nowości, które teraz krótko podsumujemy:
- Wyodrębnienie części D – istotną zmianą jest dodanie czwartej części akt osobowych. Znajdą się w niej odpisy zawiadomienia o nałożeniu kary oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (np. dyscyplinarnej w przypadku osób zatrudnionych na podstawie mianowania),
- Zmiana położenia niektórych dokumentów – nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje zmianę położenia części dokumentów w aktach osobowych. Do nowej części D, zostały wydzielone dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną, oraz: wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wniosek o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy, wniosek o stosowanie systemu pracy weekendowej, wniosek o stosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy, dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, wnioski o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14
- Dołączanie skierowania na badania profilaktyczne – nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje wprost, że w aktach osobowych pracownika, oprócz orzeczeń lekarskich z badań profilaktycznych, powinny znaleźć się także i skierowania na takie badania. W części A – dotyczące badań wstępnych oraz aktualnych badań okresowych i kontrolnych z poprzedniego zakładu pracy, w części B – dotyczące badań wykonywanych w trakcie trwania stosunku pracy, a w części C – dotyczące badań po ustaniu stosunku pracy wykonywanych na wniosek pracownika). W zasadzie właśnie taki podział był stosowany do tej pory, natomiast nie wynikało to bezpośrednio z przepisów. Teraz się to zmienia.
- Nowy sposób numerowania – pojawia się możliwość tworzenia podzbiorów dokumentów powiązanych ze sobą tematycznie w częściach A, B i C (np. świadectw pracy, orzeczeń z badań). W ramach takiego podzbioru, każdy dokument ma być numerowany i umieszczany chronologicznie.
Pamiętajcie tylko, że zmiana położenia dotyczy jedynie dokumentów dostarczonych po 1 stycznia 2019 r. – nie musimy przenosić dokumentów złożonych przed tym terminem. Akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach ze stosunkiem pracy musi być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika, natomiast nie ma obowiązku zakładania odrębnych akt dla pracownika jeśli zawierana jest zanim równoległa umowa o pracę u tego samego pracodawcy. Dla osób, które nie są zatrudnione w ramach stosunku pracy, nie prowadzi się akt osobowych. Podobnie, jeśli pracownik oprócz umowy o pracę ma dodatkowo np. umowę zlecenia, nie powinniśmy przechowywać w aktach osobowych dokumentacji dotyczącej zlecenia.
W tym tygodniu wysyłaliśmy naszym subskrybentom podsumowanie najważniejszych zmian zebrane wygodnie, w jednym miejscu. Jeśli chcecie otrzymywać od nas tego rodzaju aktualności na swoją skrzynkę pocztową, zapiszcie się do naszego newslettera!
Zapraszamy!