Każdy przedsiębiorca wystawia faktury. Czasem jednak zdarzy się, że mimo staranności, w dokumencie wkradnie się jakiś błąd. Co w takiej sytuacji? Głównym rozwiązaniem w takim przypadku jest wystawienie faktury korygującej. Wystawia się ją również jeśli nastąpi zmniejszenie, lub zwiększenie podstawy opodatkowania, udzielenie rabatu, zwrot towaru. W dzisiejszym wpisie podsumujemy i uporządkujemy najważniejsze informacje na temat faktur korygujących. Kto wystawia notę korygującą, jak faktura korygująca powinna być ujmowana w ewidencjach i wszystko o czym jeszcze powinniście pamiętać przy tym temacie. Zapraszamy!
Faktura korygująca – podstawowe informacje
Faktura korygująca to dokument księgowy wystawiany przez sprzedawcę w przypadku wystąpienia błędu na fakturze sprzedażowej. W zależności od przyczyny wystawienia korekty, zmienia się forma dokumentu i postępowanie. Wprowadzone od 2021 roku zmiany w podatkach (m.in. pakiet Slim VAT) doprecyzowały sposób postępowania z fakturami korygującymi „in plus” i zasady księgowania faktur „in minus”. A jakie informacje musimy w niej zawrzeć? Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, określa nam Art. 106j ust. 2 ustawy, zgodnie z którym powinniśmy umieścić w niej:
- określenie „faktura korygująca” albo „korekta”;
- numer, oraz data jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca (Art. 106e ust. 1 pkt 1–6), czyli data wystawienia, numer faktury, numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca (w przypadku faktury ustrukturyzowanej, także imiona i nazwiska lub nazwy, oraz adresy nabywcy i sprzedawcy);
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- w przypadku gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania – określenie kwoty korekty podstawy opodatkowania;
- w przypadku błędów – prawidłową treść korygowanych pozycji;
- w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowa treść korygowanych pozycji.
Skoro wiemy już czym jest i co zawiera faktura korygująca, zastanówmy się kiedy powinniśmy ją wystawić. Warto odnieść się od przepisów. Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki. W praktyce oznacza to, że wystawienie faktury korygującej będzie konieczne, gdy:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
- stwierdzono pomyłkę w dowolnej pozycji faktury.
Co ważne, w niektórych przypadkach będziemy potrzebować potwierdzenia otrzymania faktury korygującej. Konieczność otrzymania potwierdzenia odbioru dotyczy faktur korygujących, które zmniejszają podstawę opodatkowania. Jeśli natomiast chodzi o sposoby potwierdzenia to wystarczające będzie pocztowe potwierdzenie odbioru, elektroniczny dowód otrzymania faktury korekty przesłanego pocztą elektroniczną (czyli po prostu mail), lub
podpisanie kopii faktury korygującej. A co jeśli błąd jest natury formalnej i nie ma wpływu na podstawę opodatkowania?
Nota korygująca
Warto pamiętać, że fakturę korygującą wystawiamy w przypadku błędu liczbowego, który ma wpływ na wartość podatku (np. związany jest z ceną, ilością, stawką podatku VAT). W przypadku błędu związanego z danymi formalnymi przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić notę korygująca. Dzięki nocie korygującej możemy poprawić dane umieszczone na fakturze otrzymanej od kontrahenta. W odróżnieniu do faktury korygującej, nota umożliwia skorygowanie błędów formalnych, które nie wpływają na odliczenia podatku VAT. Do wystawienia noty zobowiązany jest nabywca towaru lub usługi. Sposób postępowania jest dość prosty – gdy zauważymy błąd, wystawiamy notę w dwóch egzemplarzach. W jednym dokumencie możemy wskazać jeden, lub wszystkie błędy jakie wychwyciliśmy na fakturze. To o czym powinniście pamiętać, to fakt, że nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy (wystawcy faktury) i można wystawić ją tylko gdy otrzymana faktura zawiera błędy inne niż:
- stawkę podatku,
- liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty
podatku, - kwotę należności ogółem,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami
podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, - kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące
poszczególnych stawek podatku.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Błędy na fakturach można poprawić. To już wiecie. A co w przypadku kiedy dokument zginie? W przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury, konieczne będzie wystawienie duplikatu, lub zgłoszenie takiej prośby. Podobnie jak w przypadku korekty i noty – duplikat sporządzamy w dwóch kopiach, gdzie oryginał trafia do nadawcy, a kopia zostaje u sprzedawcy. Duplikaty wystawiamy zarówno do faktur VAT, jak również do korekt. Ważne jest, aby było jasno oznaczone, że mamy do czynienia z duplikatem (oznaczamy to na dokumencie). Trzeba też pamiętać o umieszczeniu daty wystawienia, oraz wpisania treści zgodnej z oryginałem – duplikat bowiem ma dokładnie taką samą moc prawną jak faktura.
Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis będzie dla Was pomocny, gdy do dokumentu wkradnie się jakiś chochlik. Błędy zdarzają się każdemu, natomiast zdecydowanie lepszą drogą jest zapobieganie im, niż leczenie. Jeśli chcecie mieć pewność, że wszystkie faktury, cała firmowa dokumentacja, jest prawidłowa i pozbawiona błędów – polecamy skorzystać z naszej obsługi księgowej. Nasz zespół księgowych będzie czuwał na wszystkim, a jeśli zauważy pewne nieścisłości, błędne dane – sprawnie zajmie się tym problemem. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem rachunkowym!