Od 2026 r. każdy czynny podatnik VAT w Polsce będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale już teraz przedsiębiorcy zastanawiają się, co stanie się, gdy pojawi się faktura poza KSeF i czy w takiej sytuacji zachowają prawo do odliczenia VAT.
Co z fakturą, która trafi poza system KSeF?
Czy podatnik może odliczyć VAT z faktury, która została wystawiona poza systemem KSeF? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 marca 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) potwierdził, że otrzymanie faktury poza KSeF nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT. Organ wyjaśnił, że prawo to przysługuje wówczas, gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT,
a zakupione towary lub usługi są wykorzystywane w działalności opodatkowanej. Ponadto, przepisy (art. 88 ust. 3a ustawy o VAT) nie wymieniają przypadków, gdy faktura sporządzona poza KSeF — mimo że powinna być w systemie — uniemożliwia odliczenie.
Przepis art. 88 ust. 3a ustawy o VAT przewiduje wyjątki, gdy faktura nie daje prawa do odliczenia m.in.:
- dokument wystawiono przez podmiot nieistniejący,
- nieodpowiadający rzeczywistości,
- dokumentuje fikcyjną transakcję,
- dotyczy transakcji zwolnionej z VAT.
Żaden z tych przypadków nie dotyczy faktur wystawionych poza KSeF, choć formalnie poprawnych, więc prawo do odliczenia VAT dalej przysługuje. Prawo do odliczenia VAT pozostaje nienaruszone, nawet gdy dokument trafił poza system — o ile transakcja jest rzeczywista. Warto przy tym pamiętać, że odpowiedzialność za brak przesłania faktury do KSeF spoczywa na dostawcy, nie na nabywcy.
Mimo tych informacji, warto być czujnym oraz pamietać o:
- konieczności udowodnienia autentyczności dokumentu podczas ewentualnej kontroli,
- audycie wewnętrznym faktur,
- wymianie dokumentów z dostawcami i monitorowanie zgodności z KSeF.
Choć KSeF wprowadza obowiązek nowego standardu fakturowania, faktura wystawiona poza systemem nie pozbawi podatnika prawa do odliczenia VAT, jeśli dokument jest prawdziwy i spełnia warunki formalne. To daje sporo elastyczności, zwłaszcza na początku wdrożenia. Warto jednak odpowiednio przygotować firmę i procesy, aby uniknąć chaosu i niepotrzebnych sporów z fiskusem. Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniach i wdrożeniu procedur, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Chętnie pomożemy dostosować procesy i fakturowanie do nowych regulacji, tak, abyś mógł spać spokojnie i zająć się tym, co naprawdę ważne: zarządzaniem i rozwijaniem swojego biznesu.
Porozmawiajmy o szczegółach!