Jak wybrać biuro rachunkowe

Dlaczego wybór biura rachunkowego jest tak ważny i jednocześnie tak trudny?

Wybór właściwego biura rachunkowego ma ogromne znaczenie. Przede wszystkim dlatego, że przejmuje obowiązki bezpośrednio związane z finansami firmy. Przejmuje działania i procesy, które mają fundamentalne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania każdego biznesu.

Samodzielne prowadzenie księgowości oczywiście jest możliwe i wielu mniejszych przedsiębiorców robi to dobrze. Nie jest to jednak tak proste, jak może się zdawać. Głównym powodem jest złożoność zagadnień podatkowych i częste problemy w interpretacji przepisów, które dodatkowo zmieniają się wyjątkowo dynamicznie. Czasami może być trudno nadążyć za tym zmianami, a przecież sama wiedza to nie wszystko, trzeba ją jeszcze skutecznie wdrożyć w życie. Dodatkowo, ryzyko związane z konsekwencjami ewentualnych błędów jest na tle duże, że nie warto brać go na siebie.

Prowadzenie własnej firmy to odpowiedzialne i wymagające wyzwanie. Jeśli przedsiębiorca „weźmie na barki” jeszcze dodatkowe obowiązki księgowe, może się okazać, że zabraknie mu czasu na zaplanowanie innych działań, bezpośrednio związanych z charakterem prowadzonej działalności. To może znacząco spowolnić rozwój firmy. Z jednej strony, tak jak wspomnieliśmy, księgowość to kluczowy obszar, a z drugiej strony warto pamiętać, że jest jednym z wielu, który wymaga uwagi.

Wybranie właściwego biura rachunkowego jest równie ważne, co trudne. Duży wybór ofert paradoksalnie nie ułatwia sprawy. Jeśli wpiszecie w wyszukiwarce Google hasło: biuro rachunkowe Warszawa, wyskoczy Wam około  9 160 000 wyników. Całkiem sporo prawda? Oczywiście nie oznacza to, że właśnie tyle jest biur rachunkowych w Warszawie 😉 Pokazuje to jednak jak dużo informacji czasem trzeba „przekopać”, aby trafić na te wartościowe.

 Dodatkowym utrudnieniem jest z pewnością fakt, że każde biuro rachunkowe reklamuje się w podobny sposób. Jako rzetelne, profesjonalne, terminowe itd. To zrozumiałe. Natomiast z perspektywy klienta rodzi to dodatkowe zamieszanie i problemy. Trudno jest bowiem ocenić na ile te zapewnienia są realne, a na ile są to tylko zgrabne i ładnie brzmiące hasła reklamowe.

Na co zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

Zanim skupimy się na tym, jak wybrać biuro rachunkowe, warto odpowiedzieć sobie na jedno ważne pytanie: dlaczego szukacie wsparcia. Innymi słowy: z jakich usług księgowych potrzebujecie skorzystać? Może się to wydawać błahym pytaniem ale odpowiedź na nie pozwoli Wam określić główny cel współpracy. Pomoże skoncentrować się głównym obszarze, w jakim potrzebujecie wsparcia, co z pewnością ułatwi Wam wybór. Zwiększy też szansę, że będzie to wybór właściwy. 

Świadomość własnych potrzeb i oczekiwań to podstawowa kwestia. Druga sprawa, to research. Nikt nie jest chyba na tyle szalony, aby wybór pozostawić przypadkowi. Konieczne zatem staje się rozeznanie w aktualnych ofertach biur i ich porównanie, aby wybrać najlepszą z nich. Poniżej przygotowaliśmy 10 ważnych wskazówek, które Wam to ułatwią.

10 wskazówek, które pomogą wybrać biuro rachunkowe

• doświadczenie biura – to jedna z podstawowych kwestii, jaką trzeba brać pod uwagę przy wyborze biura. Biuro rachunkowe, które z powodzeniem działa od kilku lat, będzie miało większe doświadczenie niż to, które dopiero rozpoczyna swoją działalność. To logiczne. Poza tym, ważne będzie jakie jest to doświadczenie. Czy obejmuje aspekty, na których Wam zależało? Czy biuro obsługuje już firmy podobne do Waszej? Jeśli szukacie profesjonalnego wsparcia, zależy Wam na bezpieczeństwie, warto zwrócić się o pomoc do specjalistów, którzy mają stosowny staż i wyniki w obsłudze księgowej, oraz znają branżę. Oczywiście nie oznacza to, że biura które są na rynku najdłużej, świadczą najlepsze usługi. To tak nie działa. Natomiast doświadczenie na rynku z pewnością ma kluczowe znaczenie i powinno być jednym z głównych kryteriów przy wyborze.

• kompetencje – zazwyczaj idą w parze z doświadczeniem, ale nie zawsze. Tu liczą się przede wszystkim praktyczne umiejętności i rzetelność księgowych. Może być to trudne do zweryfikowania, ale warto upewnić się, że księgowe mają odpowiednie przygotowanie merytoryczne, odpowiednie podejście i uprawnienia zawodowe. Często wystarczy kilka tematów, wstępnych pytań. Jeśli otrzymacie merytoryczną odpowiedź, będzie to pozytywny sygnał. Firma to ludzie, zatem jeśli chcecie poznać daną firmę, w ten lub inny sposób musicie też poznać specjalistów, których zatrudnia. Dobrym pomysłem może być umówienie się na spotkanie, albo konsultacje.

• zakres odpowiedzialności biura – każda firma zajmujące się prowadzeniem ksiąg podatkowych obowiązkowo musi wykupić polisę OC. Im wyższa jest kwota polisy OC biura rachunkowego, tym większą mamy szansę na wyegzekwowanie pełnej rekompensaty w przypadku szkody powstałej z winy księgowego. Natomiast brak takiej polisy może oznaczać dla nas poważne kłopoty (jeżeli bowiem w wyniku błędu biura rachunkowego fiskus dopatrzy się nieprawidłowości w naszych rozliczeniach, a następnie wymierzy nam karę skarbową, nie będziemy w stanie szybko odzyskać tej kwoty i pozostanie nam żmudne postępowanie sądowe). Jakiś czas temu wspominaliśmy o tym dokładniej w jednym z naszych wpisów –przeczytajcie w wolnej chwili.  

• zakres i forma współpracy – czyli jakie dokładnie usługi księgowe i nie tylko, ma do zaoferowania dane biuro rachunkowe. Dopasowanie odpowiednich usług do potrzeb jest koniecznością. Wiadomo, że większość biur rachunkowych ma w ofercie podobne usługi, ale nie zawsze. Niektóre biura mogą specjalizować się w określonej branży, co może być dodatkowym argumentem. Oferta to nie wszystko, warto zwrócić uwagę w jakich godzinach czynne jest biuro. Jak wygląda obsługa klienta? Czy będziemy mogli liczyć na mailie, smsy lub telefony przypominające nam o terminach płatności? Ważny będzie bowiem nie tylko zakres oferty, ale też forma współpracy. Czy w danym biurze jest możliwość skorzystania z pomocy „po godzinach”? Czy biuro korzysta z nowoczesnych rozwiązań? Jak wygląda kwestia komunikacji z klientem? To tylko kilka przykładowych pytań. Znając własne potrzeby i oczekiwania łatwiej będzie Wam skonstruować jeszcze kilka dodatkowych. 

• cena usług biura rachunkowego – dla większości przedsiębiorców to kluczowa kwestia. Ze swojej strony chcemy zachęcić jednak do tego, aby nie sugerować się ceną samą w sobie. Znacznie ważniejsze jest to, co się w tej cenie rzeczywiście zawiera. Zwracać Waszą uwagę powinna zbyt niska cena, a nie zbyt wysoka. W końcu jakość współpracy z biurem rachunkowym, zależny jest od jakości oferowanych usług i dbaniem o pewne standardy. Zazwyczaj jest tak, że z jakością idzie w parze cena. Niestety, albo na szczęście. Oczywiście koszty trzeba rozsądnie dopasować do własnych możliwości. Natomiast polecamy spróbować wynegocjować lepszą cenę z lepszym biurem, niż szukać najtańszej oferty na rynku.

• biuro na czasie – przepisy zmieniają się bardzo dynamicznie, ważne jest zatem, aby szukać biura rachunkowego, które nadąża za tymi zmianami. Które jest na czasie, posiada aktualną wiedzę i rozeznanie w kwestiach podatkowych, prawnych, księgowych, kadrowych. To daje Wam gwarancję, że Wasza firma będzie pod dobrą opieką. Jak to sprawdzić? Wystarczy, że w trakcie rozmowy zapytacie o jakieś nowelizacje ustaw, podpytacie o aktualne przepisy z obszaru Waszych zainteresowań. Jeśli otworzy to 

• opinie i rekomendacje – warto zorientować się wśród znajomych i rodziny, czy mają jakieś doświadczenia i czy mogą polecić konkretne usługi biura rachunkowego. Możecie też przejrzeć opinie w sieci, na przykład w Google, na Facebooku, opinie na forach i grupach tematycznych. Warto podchodzić do nich z większym dystansem, niż do poleceń od zaufanych osób. Opinie w internecie są najczęściej anonimowe, do tego zdarza się, że są pisane „na życzenie”. Jedną z bardziej wiarygodnych sposobów, będzie za to przejrzenie referencji, pod którymi podpisują się firmy, z którymi dane biuro rzeczywiście współpracuje. Nie wszystkie biura eksponują je na swojej stronie, chwalą się tymi doświadczeniami w sieci (tak jak my). Natomiast w rozmowie zapytajcie o to! Często takie informacje przekazywane są dopiero na etapie omawiania oferty.

• pozycja w wyszukiwarce – w teorii najlepsze biura powinny pojawić się na kilku pierwszych stronach wyszukiwarki, ale nie jest to sztywna reguła. Często na pierwszych miejscach znajdują się po prostu biura, które inwestują w dodatkową reklamę, marketing, pozycjonowanie strony internetowej itd. Oznacza to, że firma prężnie działa, rozwija się i rozumie jak funkcjonuje biznes. Dba o swój wizerunek i widoczność. To zawsze jest pozytywny sygnał, który warto wziąć pod uwagę.

• dodatkowe usługi – tak jak wspomnieliśmy wyżej, oferty biur rachunkowych mogą pozornie wydawać się takie same. Natomiast coraz więcej biur ma w swoim portfolio dodatkowe usługi, które dają dodatkowe korzyści i możliwości dla Waszej firmy. Zakres wsparcia może być zdecydowanie większy niż reprezentowanie przedsiębiorcy przez urzędami, bieżące rozliczenia, kadry, czy doradztwo podatkowe. Wiele biur (w tym nasze) ma w swojej ofercie jeszcze doradztwo prawne, finansowe, usługę wirtualnego biura, pomaga w kwestiach kredytowych, w zakładaniu i zamykaniu spółek, w uzyskaniu świadczeń, dotacji, doradza w kwestii umów itd. 

• lokalizacja biura – w obecnych czasach księgowość korzysta z nowoczesnych technologii równie chętnie, co inne firmy. Osobiste wizyty w biurze nie są już koniecznością. Jednak nie ma co ukrywać, że w niektórych sprawach i okolicznościach lepiej jest spotkać się i porozmawiać twarzą w twarz. Dlatego istotnym czynnikiem przy wyborze biura powinna być lokalizacja. Nie chodzi o prestiżowy adres, a bardziej o dogodną i sprawną komunikację z siedzibą Waszą firmy. 

To tylko, albo aż 10 podpowiedzi i wskazówek, na co warto zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego. Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis nie tylko pomoże Wam w szukaniu odpowiedniej obsługi księgowej, ale też zwróci Waszą uwagę na nasze usługi. Nasze biuro rachunkowe w Warszawie proponuje profesjonalną obsługę księgową dopasowaną do Waszych oczekiwań. Warunki współpracy zawsze ustalamy indywidualnie, w oparciu o realne potrzeby oczekiwania naszych klientów i partnerów. Mamy szeroki wybór usług, możliwości i sprawdzony w boju zespół. Porozmawiajmy o szczegółach!