Przedsiębiorcy często boją się zmiany biura rachunkowego. Wychodzą z założenia, że musi wiązać się to z dużym zamieszaniem, masą formalności, ryzykiem. Tymczasem cały proces nie jest bardzo problematyczny, ani czasochłonny. Jednak tak jak ze wszystkim – ważne jest odpowiednie przygotowanie i organizacja. W dzisiejszym artykule podpowiemy Wam jak sprawnie zmienić biuro rachunkowe i o czym musicie przy tej okazji pamiętać. Po cichu liczymy też, że będzie to dodatkowa zachęta ,aby przenieść księgowość do naszego biura rachunkowego 🙂
Zanim zmienisz biuro rachunkowe
Mimo, że proces zmiany biura nie jest szczególnie skomplikowany, raczej nikt nie robi tego dla przyjemności lub własnego widzi-misie. Zazwyczaj za decyzją o zmianie, idą bardzo konkretne argumenty. Zakończenie dotychczasowej współpracy to często wynik błędów w rozliczeniach, brak odpowiednich kompetencji, problemów z komunikacją, brak perspektywy rozwoju biznesowego. Powodów może być wiele, a część z nich naprawdę trudno jest zignorować. Zwłaszcza mając świadomość, że jakość obsługi księgowej, podatkowej, czy kadrowej, niekiedy decyduje o prawidłowym funkcjonowaniu firmy. Biuro rachunkowe ma za zadanie wspierać przedsiębiorcę, rozwiązywać problemy, a nie dokładać dodatkowych. Jeśli zauważycie, że coś jest nie tak, uda Wam się wyłapać pierwsze niepokojące sygnały, warto będzie na spokojnie je przeanalizować. Nie zawsze muszą być wynikiem braku profesjonalizmu, jawnych zaniedbań i mogą mieć charakter jednorazowy. Jeśli jednak zauważycie, że pewne zjawiska się powtarzają, albo mimo Waszej reakcji problem nadal istnieje, może się okazać, że będzie trzeba rozważać inne opcje. W tym przeniesienie księgowości do innego biura.
Co ważne, takiej zmiany możecie dokonać w dowolnym momencie. Teoretycznie nie ma znaczenia czy będzie to początek, czy koniec roku podatkowego. Jeśli nie możecie, to nie musicie czekać z decyzją. Z drugiej strony, jeśli to możliwe lepiej przeprowadzić taką zmianę po zamknięciu okresu rozliczeniowego i złożeniu deklaracji podatkowych. Głównie dlatego, że dzięki temu zachowacie spójność prowadzonej dokumentacji. Zamkniecie jeden rozdział, aby otworzyć kolejny. Zamieszanie będzie zdecydowanie mniejsze, mniej będzie też ewentualnych wątpliwości i niejasności. Do tego dochodzi kwestia umowy z biurem. Przeważnie, są w niej określone warunki wypowiedzenia umowy, jak również wzmianka o terminie wypowiedzenia. Warto wziąć to pod uwagę planując cały proces. Możecie też założyć, że zmiana nie będzie możliwa z dnia na dzień. Pomijając już konkretne zapiski w umowie – aby wszystko rzetelnie zorganizować potrzeba trochę czasu. Pewnym wyzwaniem jest przeniesienie danych – natomiast przy dzisiejszym dostępie do narzędzi i rozwiązań IT – nie powinno to stanowić dużego problemu. Nawet jeśli dotychczasowe i nowe biuro korzystały z innych programów finansowo księgowych, możliwa jest transpozycja zapisów dotychczasowych do nowego systemu. Zwykle takie przeniesienie odbywa się przy założeniu, że ujęte wcześniej zapisy pełnią jedynie funkcję informacyjną i nie ma możliwości ich zmiany. Potrzebne korekty, jeśli takowe się pojawiają, są bowiem wprowadzane na bieżąco poprzez wprowadzanie dokumentów korygujących stornujących, co jest zgodne z wymogami art. 25 ust. 2 ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568).
Zmiana biura rachunkowego w praktyce
Trudno sobie wyobrazić sytuację, w której rezygnujecie z usług księgowych, bez wcześniejszego wyboru nowego biura rachunkowego. Specjaliści w nowo wybranym biurze z pewnością pomogą Wam dopilnować wszystkich kwestii. W końcu jest to od teraz także w ich interesie, aby mieć dostęp do wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów. Charakter i poszczególne zadania związane ze zmianą biura, będą nieco różnić się w zależności od biznesu, zakresu obsługi biura itp. Można jednak wskazać najważniejsze kroki jakie będziecie musieli wykonać.
Pierwszym krokiem, tak jak wspomnieliśmy na początku, jest analiza. Warto podsumować wszystkie za i przeciw, zastanowić się czy aktualna współpraca zapewnia Wam odpowiednie wsparcie i jakość usług. Czy daje Wam możliwości rozwoju i poczucie bezpieczeństwa. Jeśli podejmiecie już ostateczną decyzję o rozwiązaniu umowy – kolejnym, naturalnym krokiem będzie wybór nowego biura rachunkowego. Szukając obsługi księgowej pamiętajcie dlaczego jej szukacie. Innymi słowy, zwróćcie szczególną uwagę na to, czego zabrakło poprzednikom. Czy nowe biuro rzeczywiście jest w stanie zapewnić Wam skuteczne wsparcie w takim zakresie, w jakim tego potrzebujecie? Czy ma doświadczenie w obsłudze podobnych firm? Jak wyglądał pierwszy kontakt? Czy ta współpraca daje Wam perspektywy? W zasadzie im więcej pytań sobie zadacie i postaracie znaleźć na nie odpowiedzi, tym lepiej. W końcu chodzi o to, aby nie wpaść z deszczu pod rynnę 😉 Na naszym blogu podzieliliśmy się już garścią wartościowych wskazówek jak znaleźć dobrego księgowego – polecamy wrócić do tego wpisu!
Gdy już znajdziecie nowe biuro rachunkowe, kolejnym krokiem będzie wypowiedzenie dotychczasowej umowy. Oczywiście z uwzględnieniem wszystkich ustaleń, formalności, zobowiązań wynikających z umowy. A gdy Wasza umowa i okres wypowiedzenia z dotychczasowym biurem rachunkowym dobiegnie końca, wchodzi w życie nowa umowa. Jeżeli biuro rachunkowe do którego się przenosicie wyraża taką wolę, umowę współpracy można zawrzeć z datą przyszłą. Na pewno jedną z pierwszych spraw, będzie przekazanie odpowiednich pełnomocnictw (jednocześnie odwołanie dotychczasowych), plus aktualizacja wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wpis w CEDIG zawiera bowiem m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz miejscu przechowywania dokumentacji. Wniosek z aktualnymi informacjami należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana.
W formularzu CEiDG-1 należy wpisać nazwę i NIP firmy księgowej, oraz adres miejsca przechowywana dokumentacji firmowej. Ponadto należy uzupełnić datę, w której powstała zmiana, tj. datę od której wchodzi w życie umowa o świadczenie usługi księgowej z nowym biurem rachunkowym. To raczej proste zadanie ale jeśli wolicie, aktualizacją wpisu do CEIDG mogą zająć się księgowi z nowego biura (o ile mają już Wasze pełnomocnictwo). Kolejnym istotnym krokiem jest przeniesienie dokumentacji z poprzedniego biura rachunkowego. Jak możecie się domyślać – im dłużej prowadzicie firmę, im większa jest skala jej działalności, im więcej pracowników zatrudniacie – tym więcej dokumentów i informacji będziecie musieli przekazać nowym księgowym. Prawidłowy obieg dokumentów, odpowiednie zorganizowanie przekazania poszczególnych danych, będzie miało duże znaczenie w pozytywnym i sprawnym załatwieniu formalności. Najlepiej jeśli przekazanie dokumentów odbędzie się na podstawie protokołu odbioru. To pewnego rodzaju zabezpieczenie i dla Was i dla biura rachunkowego, z którym kończycie współpracę. Chodzi o sprawdzenie i potwierdzenie, że odbierana przez Was dokumentacja jest kompletna i nic po drodze nie umknęło.
Pamiętajcie, że kończąc współpracę z biurem rachunkowym, nowe musi przejąć nie tylko całość dokumentacji w formie papierowej, lecz przede wszystkim zapisy w księgach rachunkowych, oraz całość dokumentacji elektronicznej. Obecnie większość dokumentów funkcjonuje w systemie elektronicznym (online), warto zatem z wyprzedzeniem zorientować się i zadbać o kwestię integralności. Fundamentalną kwestią jest przejęcie plików JPK, jakie zostały przygotowane przez klienta. Nie tylko chodzi tu o JPK VAT, lecz także inne rodzaje JPK – jeśli klient je generował na żądanie organów skarbowych.
Nie bój się zmiany na lepsze!
Mimo, że różnego rodzaju spraw związanych z przekazaniem dokumentacji i obowiązków jest sporo, nie powinniście mieć większych problemów, aby to odpowiednio dopilnować i wyegzekwować. A już na pewno, nie powinniście się tym zniechęcać. Macie pełne prawo zmienić obsługę księgową, jeśli tylko uznacie to za stosowne. I wcale nie musi to oznaczać zamieszania i chaosu… Jeśli stoicie przed takim dylematem, macie obiekcje jeśli chodzi o aktualne wsparcie księgowe i chcecie przenieść się do biura, które zapewni Wam usługi na wyższym poziomie (albo w szerszym zakresie) – skontaktujcie się z nami! Pomożemy zorganizować cały proces, tak aby przebiegł sprawnie i bezproblemowo, zapewnimy wsparcie doświadczonych specjalistów i wspólnie opracujemy najlepszy model współpracy!
Porozmawiajmy o szczegółach!