(+48) 22 486 33 46 biuro@ksiegi-rachunkowe.com

Na temat księgowych funkcjonuje wiele nieprawdziwych stereotypów. Z pewnością część z nich dobrze znacie – na przykład, że to ludzie trochę “zatrzymani w czasie”, którzy całymi dniami siedzą tylko w tych cyferkach. Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę, że zawód księgowego jest bardzo dynamiczny, a funkcjonowanie biur rachunkowych jest bezpośrednio związane z postępem technologicznym. Księgowość rozwija się razem z rozwojem narzędzi, oprogramowania ale przede wszystkim, wraz ze zmieniającymi się potrzebami i oczekiwaniami klientów, oraz przedsiębiorców. Między innymi dlatego biura rachunkowe i księgowi już od dłuższego czasu przeszli na tryb online. W dzisiejszym wpisie o tym opowiemy.

 

 

Księgowość bez wychodzenia z domu?

 

 

Księgowość internetowa w zasadzie polega na tym samym co księgowość tradycyjna. Podstawowa różnica jest taka, że dostarczanie dokumentów, obsługa księgowa, komunikacja i wszelkie sprawy związane z rozliczaniem Twojej działalności, są załatwiane online. Obsługą Twojej firmy nadal mogą zajmować się księgowi (ten sam zespół specjalistów w biurze rachunkowym), a komunikacja i obieg dokumentów odbywa się poprzez Internet. Oczywiście nie zawsze będziesz potrzebował wsparcia całego biura rachunkowego, możesz prowadzić rozliczenia samodzielnie. Dostępnych jest kilka form księgowości internetowej.

 

Księgowość online – dostępne rodzaje:

 

  • samodzielne prowadzenie księgowości przez przedsiębiorcę z pomocą aplikacji online
  • księgowość online prowadzona z pomocą aplikacji, przy dodatkowym wsparciu profesjonalnych księgowych (również online)
  • księgowość online prowadzona przez biuro rachunkowe, które kompleksowo przejmuje obowiązki i odpowiedzialność za księgowość
  • księgowość online w polskich bankach – niektóre banki oferują księgowość internetową, która polega na połączeniu bankowego konta firmowego z narzędziem kasowym, które można obsługiwać z serwisu banku.

 

 

Księgowość internetowa jest rozumiana często jako narzędzie do samodzielnego prowadzenia działalności gospodarczej. Za pośrednictwem aplikacji internetowych przedsiębiorca (lub osoba do tego upoważniona) może samodzielnie prowadzić rozliczenia firmy. Program do tego przeznaczony najczęściej udostępniany jest w modelu SaaS, co oznacza, że dostęp do niego jest możliwy po wykupieniu abonamentu. Co do zasady, aplikacje te są stosunkowo proste w obsłudze i dobrze sprawdzają się w przypadku małych działalności, prostych operacji i działań. Jedyne wymaganie do korzystania z niej, to komputer z oprogramowaniem i z dostępem do Internetu, oraz praktyczna wiedza. Z tym pierwszym, jak się domyślacie jest mniejszy problem niż z tym drugim 😉

 

Zdobyć odpowiedni sprzęt i oprogramowanie to zdecydowanie mniejsze wyzwanie, niż zdobycie niezbędnego i aktualnego rozeznania w przepisach, ustawach, nowych podatkach itp. Zwłaszcza, że zmieniają się one bardzo dynamicznie – mówiąc delikatnie. Co więcej, samo zdobycie wiedzy też może okazać się niewystarczające jak przyjdzie do samodzielnego dodawania kosztów, wystawiania faktur, generowania KPiR, sprawozdań, deklaracji podatkowych (które potem trzeba złożyć w urzędach itd.). Samodzielne prowadzenie księgowości online jest bardzo wymagające właśnie z tego względu i sprawdza się tylko do pewnego momentu i określonej fazy rozwoju. Im większa jest firma, im więcej procesów, klientów, pracowników, dokumentów itd. tym większe potrzeby i obowiązki z tym związane (czy to podatkowe, rozliczeniowe, kadrowe, formalne). Szybko może się okazać, że samodzielne prowadzenie księgowości online, może być zbyt obciążające, czasochłonne i problematyczne. Nierealne. Dodatkowo pojawia się ryzyko popełnienia błędu, a niektóre z nich trudno jest potem odkręcić i naprawić. W niektórych sytuacjach będzie to wręcz niemożliwe, a tłumaczenie przedsiębiorcy na zasadzie: “Nie wiedziałem, nie sprawdziłem, zapomniałem” raczej nie będzie dobrym uzasadnieniem niedopilnowania ważnych kwestii i raczej nie pozwoli uniknąć przykrych konsekwencji. Co ciekawe, nawet doraźne wsparcie specjalisty, księgowego konsultanta (co coraz częściej pojawia się jako dodatkowa usługa, opcja przy korzystaniu z aplikacji online) nie jest w stanie zapewnić pełnego bezpieczeństwa i kompleksowego wsparcia jakiego potrzebują przedsiębiorcy.

 

 

Aplikacje do księgowości online oferują:

 

  • generowanie dokumentów takich jak faktury, rachunki, deklaracje podatkowe, deklaracje ubezpieczeniowe
  • tworzenie baz danych i ewidencji
  • prowadzenie kalendarza
  • obliczanie składek i zobowiązań podatkowych
  • prowadzenie księgi przychodów i rozchodów
  • system magazynowy
  • moduły kasa/bank
  • analizy
  • konsultacje z księgowym

 

 

Aplikacje nie oferują jednak tego co wydaje się najważniejsze. Bezpieczeństwa. Dlatego naszym zdaniem najlepszym modelem księgowości internetowej jest hybrydowa obsługa biura rachunkowego, czyli taka która łączy tradycyjną księgowość z jednoczesnym wykorzystaniem nowoczesnych technologii i Internetu. Na czym to polega?

 

obsługa księgowa warszawa

 

 

Księgowa online – nowoczesna obsługa biura rachunkowego

 

 

Mimo dynamicznego rozwoju narzędzi online i form zdalnego kontaktu, księgowość tradycyjna jest wciąż popularna. W naszym biurze ponad połowa firm jakie obsługujemy, nadal korzysta z tradycyjnej formy księgowości. Dlaczego? Patrząc na to jak bardzo skomplikowane i dynamiczne jest polskie prawo (nie tylko podatkowe!), przedsiębiorcy nadal potrzebują i cenią sobie możliwość bezpośredniego spotkania i rozmowy, szczegółowego omówienia niektórych kwestii. Nawet pandemia tego nie zmieniła. Z drugiej strony firmy chcą korzystać z elastycznego modelu współpracy, w którym obecność w biurze jest możliwa ale nie jest konieczna. Chcą korzystać z wygodnych i nowoczesnych narzędzi online. Dzięki hybrydowej obsłudze księgowej nie trzeba zmieniać wszystkich swoich przyzwyczajeń, nie jest się też uzależnionym od sprzętu i dostępu do sieci. Przedsiębiorca oczywiście nadal może mieć dostęp do aplikacji (wewnętrznych i zewnętrznych) ale nie obsługuje jej już w pełni samodzielnie. Może też korzystać ze sprawdzonych i wypracowanych rozwiązań jakie zaproponuje biuro rachunkowe – wiele zależy od konkretnego przypadku i oferty biura.

Wierzymy, że nowoczesna księgowość nie powinna wymuszać zmiany wszystkich przyzwyczajeń i rozwiązań. Zwłaszcza jeśli dobrze się sprawdzają i odpowiadają firmom. Księgowa online to opcja, która daje przedsiębiorcy bezpieczeństwo, święty spokój, bieżące wsparcie, dzięki czemu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu – nie musi śledzić przepisów, dbać o poprawność dokumentacji. To księgowa (i biuro rachunkowe) reprezentuje go przed urzędami i ZUS-em, składa za niego deklaracje, sporządza umowy, prowadzi obsługę kadr i płac. Zapewnia też merytoryczną pomoc – czy to w formie online (maile, czaty, kontakt przez aplikację), czy w formie tradycyjnej – w siedzibie biura rachunkowego. Zatrudnienie księgowej online to nic innego jak outsourcing księgowy, który przecież nie jest żadną nowością. Nowością jest wdrożenie nowoczesnych usług księgowych, zdalnej formy komunikacji i wymiany informacjami. W praktyce może to oznaczać przeniesienie części procesów do chmury (cloud computing), aktywne wykorzystywanie automatyki, narzędzi opartych o sztuczną inteligencję itd. Pisaliśmy o tym jakiś czas temu na naszym blogu, zajrzyjcie tutaj, aby dowiedzieć się więcej.

Jedno w tym wszystkim pozostaje niezmienne – świat podatków, finansów, przepisów, prawa jest wyjątkowo niegościnny dla przedsiębiorców. Czasem nawet doświadczonym księgowym trudno jest się po nim poruszać. Tym bardziej dotyczy to przedsiębiorców, którzy i tak mają zazwyczaj zbyt dużo na głowie. Tylko rzetelne i profesjonalne wsparcie specjalistów jest w stanie zapewnić odpowiednią jakość usług księgowych, bezpieczeństwo działań, rozliczeń i jednocześnie zapewnić stały i pełny wgląd w przepisy i działania. Dzięki hybrydowej formie obsługi, wykorzystaniu outsourcingu i zatrudnienie do swojej firmy księgowej online – jest to nie tylko możliwe ale też wygodne i niedrogie.

 

 

Księgowa online – korzyści hybrydowej obsługi

 

  • połączenie księgowości online i tradycyjnej
  • pełna odpowiedzialność za błędy i księgowość przechodzi na biuro i księgowych
  • każdą sprawę księgowo-finansową można załatwić bez wychodzenia z domu
  • księgowa online i specjaliści biura rachunkowego biorą na siebie wszystkie obowiązki księgowe, kadrowe, podatkowe – w zależności od zakresu umowy
  • optymalne koszty – zakres usług księgowych i obsługi zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy i może podążać za rozwojem biznesowym
  • nie ma konieczności śledzenia wszystkich aktualnych zmian w prawie podatkowym
  • cała komunikacja, w tym konsultacje, może (ale nie musi) odbywać się w trybie zdalnym
  • dane osobowe i dane firmowe są dobrze zabezpieczone
  • biuro rachunkowe przejmuje wszystkie kontakty z urzędami
  • aplikacje i narzędzia do księgowości online zaproponowane przez księgowych z biura są sprawdzone i wygodne
  • biuro rachunkowe przejmuje na siebie wszystkie kontrole
  • szybkie pobieranie i przesyłanie danych klienta
  • pełna dokumentacja i kontrola jej obiegu
  • prowadzenie spraw kadrowych
  • sprawozdania, raporty są przygotowane przez doświadczonych specjalistów
  • możliwość korzystania z wirtualnego biura

 

Zatrudnij księgową online do swojej firmy!

 

 

Jeśli jako przedsiębiorca zdecydujesz się zatrudnić księgową online – czyli w praktyce skorzystać z obsługi biura rachunkowego w trybie hybrydowym (lub 100% online), na zasadzie outsourcingu, zyskasz możliwość skorzystania z dobrodziejstw zarówno dobrze Ci znanej księgowości tradycyjnej, bezpośredniej opieki specjalistycznej, jak też z nowoczesnych narzędzi i oprogramowania online. Nie musisz wywracać swoją dotychczasową organizację i funkcjonowanie “do góry nogami”, tylko stopniowo przechodzić w tryb online, tam gdzie tego potrzebujesz i jak tego potrzebujesz w danej chwili.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z naszych usług księgowych, formę, zakres opieki możesz dostosować do własnych potrzeb. Nie musisz wybierać między księgowością tradycyjną, a księgowością online – możesz połączyć poszczególne elementy i atuty w sposób dostosowany do własnych preferencji. My natomiast zapewnimy Ci nie tylko jakościową obsługę księgową, kadrową, finansową (a w razie potrzeby – prawną) ale też sprawimy, że będzie ona wygodna, sprawna i nowoczesna. Zapewnimy Ci bezpieczeństwo biorąc na siebie pełną odpowiedzialność za działania. Pomożemy zabezpieczyć też wszystkie firmowe dane i wdrożyć podobne, dobre praktyki w Twojej firmie (również w kontekście RODO). Nasze biuro rachunkowe funkcjonuje i rozwija się od kilkunastu lat, korzysta z nowoczesnych narzędzi, technologii oraz ze stałego wsparcia doświadczonej i zaufanej firmy informatycznej.

Napisz lub zadzwoń do nas, opowiedz o swoim biznesie, potrzebach, a my zapewnimy się wsparcie dedykowanej księgowej online, a dodatkowo będziemy do Twojej dyspozycji w naszej siedzibie w Warszawie.

Porozmawiajmy o szczegółach!