Rozwój i pęd technologiczny zmienia specyfikę pracy wielu specjalistów, w zasadzie w każdej branży. Dotyczy to też pracy księgowego i funkcjonowania biur rachunkowych. Nowoczesna księgowość to nie tylko puste hasło, a rzeczywistość, która coraz wyraźniej zaznacza swoją obecność. Jak obecnie wygląda praca nowoczesnego księgowego? Z jakich narzędzi korzysta? Jak nie wypaść z obiegu?
Nowoczesna księgowość – zmiana na lepsze
Stereotypowe myślenie o zawodzie księgowego już dawno nie znajduje swojego odzwierciedlenia w rzeczywistości. Od dłuższego czasu widać wyraźny wpływ nowoczesnych technologii na charakter i sposób pracy biur rachunkowych. Można powiedzieć, że mamy do czynienia z prawdziwą transformacją, do której z pewnością przyczyniło się wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego, zmiany stosowania cen transferowych, czy też mechanizm płatności podzielonej. Natomiast nie jest to całkiem nowe zjawisko i nie powinno być szczególnym zaskoczeniem.
Nowe technologie IT, rozwiązania automatyzacyjne, sztuczna inteligencja, coraz bardziej zaawansowane możliwości sprzętu i oprogramowania, odgrywają coraz większą rolę w pracy księgowego. Wszystko wskazuje na to, że ten trend nie tylko się utrzyma, ale nabierze na sile. Mimo, że to dość konserwatywna branża, pewne procesy rozwojowe są już nieodwracalne. I bardzo dobrze!
Księgowość staje się coraz bardziej innowacyjna – idzie z duchem czasu, tak jak biznes, czego pozytywne efekty odczuwamy na własnej skórze. Pojawiają się nowe narzędzia, które dają nowe możliwości i ułatwiają codzienną pracę. Piętrzące się dokumenty, segregatory, ręczne wpisywanie danych odchodzi do lamusa. Coraz więcej czasochłonnych i istotnych procesów księgowych jest automatyzowanych. Zmienia się też sposób i forma komunikacji z klientem. Tworzone są nowe aplikacje i narzędzia, które znacząco usprawniają, przyspieszają i poprawiają efektywność pracy księgowego. W jaki sposób? Z jakich narzędzi korzysta nowoczesny księgowy?
Nowoczesne technologie w księgowości
W biurach rachunkowych już od dłuższego czasu aktywnie korzysta się z systemów informatycznych, które wykorzystują technologię chmury obliczeniowej (tzw. cloud computing). Choćby z oprogramowania typu ERP, Office 365 Microsoftu, albo innych dedykowanych rozwiązań IT. Jest ich coraz więcej.
Technologia chmury daje nowe możliwości, których nie sposób zignorować. Przynosi konkretne korzyści zarówno dla księgowych, jak i dla firm. Nie trzeba już przygotowywać raportów i każdorazowo wysyłać ich mailem do klienta. Dzięki temu, że dane są przechowywane w chmurze – uprawnione osoby mają do nich swobodny dostęp online – z każdego miejsca i z dowolnego urządzenia.
Księgowość w chmurze to też skuteczniejsza ochrona danych. Dzięki regularnie aktualizowanym aplikacjom i usługom poprawia się bezpieczeństwo iorganizacja obiegu dokumentów. Przetwarzanie i udostępnianie danych, ich archiwizacja przebiega zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi (m.in. RODO). Czuwa nad tym zewnętrzny zespół techników i specjalistów, którzy pozostają do naszej dyspozycji i mogą zapewnić dodatkowe wsparcie w razie awarii i problemów. Technologia chmury to też wygoda i większy komfort pracy. Usprawnia wiele, często żmudnych procesów i sprawia, że ich organizacja staje się łatwiejsza, a zarządzanie – bardziej efektywne. Poprawia też komunikację, co w bezpośredni sposób odbija się na jakości obsługi księgowej.
Podobnie w przypadku automatyzacji i robotyzacji. Dzięki odpowiedniemu wsparciu technologii, część operacji może być przeprowadzonych automatycznie. To sprawia, że uwalniają się zasoby ludzkie. Wiele zadań jest realizowanych szybciej, a księgowi mogą zająć się bardziej odpowiedzialnymi i wymagającymi zadaniami. Inteligentny bot może przejąć najbardziej powtarzalne funkcje i podstawowe (ale czasochłonne) czynności. Co ważne jest możliwość odpowiednio go zmodyfikować i zaprogramować pod konkretne potrzeby. Może na przykład pomagać księgować wyciągi bankowe, transakcje zakupowe i sprzedażowe. Może wspierać system kadrowo-płacowy i importować niektóre wartości automatycznie. Rozwiązanie jest elastyczne, a możliwości są naprawdę duże.
Co ważne, zdecydowana większość nowych technologii i programów jest kompatybilna z obecnymi (np. Excel, systemy księgowe). Aplikacje dobrze się integrują z obecnym środowiskiem, co ułatwia ich obsługę i ma znaczący wpływ usprawnienie pracy biura rachunkowego.
Roboty, dedykowane programy, maszyny stają się coraz bardziej zaawansowane. Prędko nie zastąpią ludzi, ale dzięki rozwojowi sztucznej inteligencji stają się coraz bardziej samodzielne i elastyczne. Są w stanie wspierać coraz więcej obszarów i procesów w firmie. Dożyliśmy czasów kiedy maszyny i aplikacje przestają być tylko narzędziem w rękach księgowych, a zaczynają samodzielnie wyciągać wnioski, same diagnozować problemy i proponować rozwiązania.
Księgowość online już nikogo nie dziwi. Elektroniczne faktury są standardem. Natomiast sam fakt wygodnego przesyłania dokumentów niewiele wnosi i upraszcza, jeśli część czynności i tak nadal trzeba wykonywać ręcznie i np. każdorazowo wprowadzać dane do programu księgowego. Dlatego w nowoczesnych biurach rachunkowych już od jakiegoś czasu korzysta się z mechanizmu OCR (Optical Character Recognition). To technologia, która pozwala odczytać obraz (czyli np. fakturę w PDF), przeanalizować go i przetworzyć w odpowiedni sposób. Mechanizm wyszukuje niezbędne informacje, takie jak: daty wystawienia FV terminy płatności, szczegóły dotyczące kontrahenta, numery dokumentów itd. Następnie może wyeksportować dane do pliku w innej lokalizacji, albo zaimportować go bezpośrednio do programu księgowego. To pozwala na skuteczne zoptymalizowanie pracy księgowych, przyspiesza działania, poprawia jakość i jednocześnie niweluje ryzyko błędów.
Nowoczesna księgowość to jednak nie tylko technologia. Nie można zapominać, że poza rozwojem narzędzi i oprogramowania, zmieniają się też oczekiwania klientów. Przedsiębiorcy także dążą do lepszego zarządzania firmą i jej procesami, do optymalizacji kosztów firmowych przy jednoczesnym podnoszeniu jakości. Chcą mieć wiele usług w jednym miejscu, łatwy kontakt i kompleksową opiekę. Mając to na względzie coraz więcej biur rachunkowych – w tym M&M Księgi Rachunkowe – poszerza swoją ofertę o nowe możliwości i usługi, takie jak doradztwo podatkowe, wirtualne biuro, pomoc w zakładaniu firmy, doradztwo i wsparcie finansowe, a nawet prawne. A dzięki nowym technologiom w księgowości, jesteśmy w stanie zadbać nie tylko o ilość usług, ale też ich jakość i wszelkie niezbędne szczegóły, które robią różnicę.
Wybór odpowiednich technologii, narzędzi i rozwiązań informatycznych, zmiana podejścia do obsługi klienta, do jego potrzeb, nowoczesne spojrzenie na księgowość, z pewnością przyniesie korzyść. Zarówno księgowym, biurom rachunkowym, jak również ich biznesowym partnerom.
Z resztą nie mamy wyjścia. Świat pędzi do przodu. Jeśli staniemy w miejscu, w rzeczywistości zaczniemy się cofać, aż w końcu „wypadniemy z obiegu”.
