Jak pokazują wszystkie aktualne badania, praca zdalna i hybrydowa powoli wypiera stacjonarny tryb pracy. Ma to bezpośredni związek z oczekiwaniami samych pracowników, ale jest też związane m.in. z rozwojem biznesowym i technologicznym firm. Niewątpliwie, dynamiczny wzrost znaczenia i popularności pracy zdalnej, był podyktowany również sytuacją pandemiczną, która wymusiła na przedsiębiorcach szukanie nowych, optymalnych rozwiązań. Zmienić charakter i organizację pracy. Oczywiście nie jest to całkiem nowy twór, a rozwiązanie, które zastąpiło znaną wcześniej i regulowaną prawem telepracę. Wszystko wskazuje na to, że przepisy związane z pracą zdalną lada moment zostaną zaktualizowane w Kodeksie Pracy. Jest to najważniejsze założenie projektu ustawy przyjętego przez Radę Ministrów. W związku z tym, w dzisiejszym wpisie podsumowaliśmy najważniejsze informacje o pracy zdalnej, planowane zmiany przepisów w tym zakresie, jak również opowiemy o obowiązkach pracodawcy z tym związanych. Zapraszamy!
Praca zdalna – podstawowe informacje
Zagadnienie pracy zdalnej nie jest tak proste i oczywiste, jak mogło by się wydawać. Nie zawsze można zastosować wprost ogólne przepisy prawa pracy, pojawiają się różnego rodzaju wątpliwości. Aktualne regulacje dotyczące pracy zdalnej nadal nie obejmują wielu istotnych sfer, np. nie definiuje obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, pokrywania kosztów Internetu, czy zasad ochrony informacji poufnych. Podstawą instytucji pracy zdalnej jest art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID – 19, innych chorób zakaźnych, oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Stanowi on, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Więcej informacji o obowiązkach pracodawcy w kontekście pandemii koronawirusa, znajdziecie w TYM wpisie. A czym jest praca zdalna i jak różni się od telepracy?
Praca zdalna to:
- praca wykonywana na polecenie pracodawcy,
- praca określona w umowie o pracę,
- praca wykonywana poza miejscem jej stałego wykonywania,
- praca wykonywana przez czas oznaczony
Rozróżnienie telepracy i pracy zdalnej przysparza sporo problemów, jest między nimi duża różnica choćby w zakresie obowiązków pracodawcy. Telepraca nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, m.in. w zakresie BHP, dostarczenia sprzętu czy ponoszenia kosztów jego eksploatacji, które nie mają zastosowania w przypadku pracy zdalnej. Co więcej, praca zdalna może być powierzona pracownikowi jednostronnie na polecenie pracodawcy, a telepraca wymaga porozumienia się z pracownikiem. Zgodnie z definicją zawartą w art. 675 Kodeksu pracy, telepraca może być stosowana w sytuacjach, gdy:
- praca jest wykonywana regularnie poza zakładem pracy,
- pracownik przekazuje pracodawcy wyniki swojej pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
W przypadku pracy zdalnej nie ma konieczności przekazywania wyników pracy za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Może ona być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale także dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Pracownik może raportować wyniki swojej pracy osobiście (np. przez stawienie się w biurze) albo zdalnie. W przypadku telepracy raportowanie odbywanie się jedynie zdalnie.
Czy na kwarantannie można pracować zdalnie? Kliknij TUTAJ i dowiedz się więcej!
Dużą pomocą w interpretacji przepisów, obowiązków pracodawcy, w odpowiednim zarządzaniu i organizacji pracy zdalnej ma być wprowadzenie nowych regulacji prawnych, które (wg. ustawodawcy) mają wychodzić na przeciw najnowszym trendom i wspomnianym wątpliwościom. Projekt, który jest już na stole, wprowadza definicję pracy zdalnej jako takiej, która wykonywana jest całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Projekt przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach. Co dokładnie się zmieni? Jakie dokładnie obowiązki spadną na pracodawców?
Praca zdalna – zmiany i obowiązki dla pracodawców
Projekt ustawy o pracy zdalnej ma wprowadzić do Kodeksu Pracy cały rozdział przepisów, który zastąpi obecne regulacje o telepracy. W myśl nowych przepisów, tak jak już wspomnieliśmy, pracownik będzie mógł pracować w dowolnym miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Dużą różnicą w zakresie pracy zdalnej ma być ilość formalności, które będzie trzeba wypełnić, aby uzyskać zgodę na wykonywanie obowiązków poza miejscem pracy. Ustawa zobowiąże pracodawcę do przygotowania oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej, oraz przekazania pracownikom informacji na temat BHP. Wymagane będzie także wprowadzenie procedur ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej.
Nowością jest także przepis, który nakłada na pracodawcę obowiązek pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwrot kosztów może nastąpić w wartości realnej lub w formie uzgodnionego ryczałtu. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu trzeba uwzględnić koszty materiałów, urządzeń, prądu oraz usług telekomunikacyjnych, które poniósł pracownik w trakcie wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownicę w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jeśli chodzi o wyżej wymienione przypadki, pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy, albo jej organizację. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika. Nową możliwość stanowi wprowadzenie pracy zdalnej w uzgodnieniu z pracownikiem lub na jego wniosek. Takie uzgodnienie może nastąpić między pracownikiem i pracodawcą przy podpisywaniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Wniosek o zastosowanie pracy zdalnej będzie mógł złożyć każdy pracownik. Podobnie w każdym momencie pracodawca lub pracownik, którzy uzgodnili pracę zdalną w ramach umowy o pracę, będą mogli wnioskować o zaprzestanie jej wykonywania. Po złożeniu takiego wniosku powrót do pracy stacjonarnej będzie musiał nastąpić najpóźniej w ciągu 30 dni. Ustawodawca w projekcie wprowadza także możliwość okazjonalnej pracy zdalnej, przez okres nieprzekraczający 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku nie będzie obowiązywać większość obwarowań formalnych, za wyjątkiem procedury ochrony danych osobowych.
Co ważne, pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania pracy zdalnej przez czas nieokreślony. Przepisy nie regulują jednak minimalnego ani maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy,
Nowe przepisy nie ignorują również praw pracodawcy w kontekście pracy zdalnej. Pracodawca będzie upoważniony do kontroli pracy, którą pracownik będzie wykonywał z domu. Uzyska także prawo do nadzorowania warunków BHP, oraz przestrzegania ochrony danych osobowych w trakcie pracy zdalnej. Pracodawca nadal będzie mógł jednostronnie skierować pracownika do pracy z domu. Co więcej, pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikom materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Po uzgodnieniu z pracodawcą pracownik będzie mógł korzystać z własnego sprzętu. Jednak w takim wypadku będzie mógł ubiegać się o ekwiwalent.
Potrzebujesz pomocy w organizacji, zabezpieczeniu, albo rozliczeniach pracy zdalnej w swojej firmie? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym i skorzystaj z naszej kompleksowej obsługi księgowej i kadrowej! Zapraszamy!