Prowadzenie własnej firmy wiąże się często z koniecznością podróżowania. Zarówno po kraju, jak i poza nim. Dotyczy to nie tylko samych przedsiębiorców ale też ich pracowników. Jeśli delegacja służy realizowaniu celów firmowych, można wliczyć ją do kosztów prowadzonej działalności i odliczyć od podstawy opodatkowania. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę z tego jakie wydatki mogą wliczyć. Jak zatem rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne? Jak ją dokumentować? Co można wliczyć w koszty? Te i inne wątpliwości rozwiejemy w dzisiejszym wpisie. Zapraszamy.
Delegacje – podstawowe informacje
Częstym problemem, które powoduje zamieszanie w kwestii rozliczania delegacji jest prawidłowe rozróżnienie pojęć podróży służbowej i oddelegowania. Podróż służbowa to podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowością w jakiej znajduje się siedziba firmy, lub miejsce pracy. Oddelegowanie to sytuacja, w której pracodawca przydzieli pracownika do wykonywania obowiązków firmowych w miejscu innym niż zostało to określone w umowie o pracę, na czas określony. Oba przypadki mają inny charakter, a co za tym idzie inne przywileje i obowiązki. Podróżą służbową nie będzie stałe wykonywanie pracy w różnych miejscach i terminach. Nie będzie nią też wykonywanie zadań w różnych, swobodnie dobranych przez pracownikach miejscach, gdy zakres zadań obejmuje stałe miejsce wykonywania pracy, którym może być całe województwo, albo cały kraj.
Istnieje ogólna zasada i podstawa formalna podróży służbowej i jest nią polecenie wyjazdu służbowego. Sporządzane przez pracodawcę i skierowana do pracownika. Nie jest ono wymagane na piśmie, choć z doświadczenia zdecydowanie polecamy tę formę. Pozwala uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, wszystko jest czarne na białym: termin, miejsce i cel wyjazdu. Zwłaszcza, że pracownikowi który odbywa taką podróż przysługują środki na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Łatwiej jest je rozliczać i organizować, gdy operujemy konkretnymi dokumentami. A jak rozliczamy zatem delegacje? Aby odpowiedź na to pytanie miała sens, musimy rozbić temat na dwie części. Inaczej bowiem rozliczamy delegacje krajową, a inaczej zagraniczną. Poniżej najważniejsze informacje odnośnie obu przypadków.
Jak rozliczyć delegacje krajowe?
Mówiąc o rozliczaniu delegacji na myśl przychodzi w pierwszej kolejności dieta. Bynajmniej nie chodzi tu o zrównoważony i bogaty sposób odżywiania w pracy ? Dieta jest kwotą, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Dieta w przypadku delegacji krajowej wynosi 30 zł i nalicza się ją za czas począwszy od rozpoczęcia podróż do jej zakończenia. Jeżeli delegacja krajowa trwa nie dłużej niż dobę, a dokładniej od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety. W przypadku kiedy trwa ponad 12 godzin, przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku, gdy delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnej doby, do 8 godzin – przysługuje połowa diety, a przy niepełnym dniu ale ponad 8 godzinach – dieta w pełnej wysokości.
Mimo, że regulacje dotyczące wyliczania diety są dość konkretne, występują pewne wyjątki. Zwłaszcza w przypadku, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi wyżywienie, lub częściowe wyżywienie w trakcie delegacji. W przypadku śniadania i kolacji, pracodawca może obniżyć dietę o 25%, a w przypadku obiad o 50%. Nie w każdym przypadku dieta będzie w ogóle przysługiwała. Będzie tak w przypadku kiedy pracodawca zapewnił pracownikowi pełne wyżywienie i jeden dzień wolny od pracy na powrót.
W kontekście rozliczania delegacji, ważnym aspektem jest również zwrot kosztów noclegu. Co oczywiste, podstawą do rozliczeń jest faktura VAT z hotelu lub pensjonatu, w którym zatrzymał się pracownik. A jeśli oddelegowany pracownik nie posiada dokumentów? Jeśli pracownik nie przedłoży faktury otrzymuje ryczałt za nocleg, którego wysokość stanowi 150% wartości diety (45 zł). Prawo do ryczałtu za nocleg występuję, gdy pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży, pracownik nie posiada rachunków ani faktur.
Kolejnym kosztem ważnym w rozliczaniu delegacji, jest koszt transportu. Co ważne, to pracodawca określa środek transportu, a nie pracownik. Jeśli mimo tego pracownik postanowi skorzystać z innego środka lokomocji, pracodawca ma prawo odmówić zwrotu kosztów za przejazd. Tak jak w przypadku noclegu, podstawą do rozliczeń są rachunki i faktury i tak jak w przypadku noclegów, jeśli pracownik nie posiada tych dokumentów – otrzymuje ryczałt w kwocie 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Jeśli pracownik skorzysta z własnego auta, naliczana jest kilometrówka, której kwotę ustala się za za 1 km przebiegu:
- samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł
- samochód o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł
- motocykl – 0,2302 zł
- motorower – 0,1382 zł.
Oczywiście pracownik może ubiegać się o zwrot innych poniesionych kosztów dodatkowych bezpośrednio związanymi z obowiązkami w trakcie delegacji. Ważne będzie to tylko odpowiednio udokumentować. Pracownik może też ubiegać się o zaliczkę. W takim przypadku, w ciągu 14 dni od powrotu powinien się z niej rozliczyć i przedstawić wszystkie wydatki pracodawcy. A jak sytuacja wygląda w przypadku delegacji zagranicznych?
Jak rozliczyć delegacje zagraniczne?
Tak jak w poprzednim przypadku, zaczniemy od diety. Wysokość diety zagranicznej różni się od krajowej i jest uzależniona od kraju w którym odbywa się delegacja. Dieta zagraniczna w pełnej wysokości przysługuję za każdą dobę podróży (ponad 12 godzin), 1/3 diety – do 8 godzin, a połowa diety – od 8 do 12 godzin. Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie pracownikowi przysługuje 25% diety. W przypadku częściowego wyżywienia: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety. Jeśli chodzi o koszty noclegu, to główna zasada pozostaje niezmienna. Czyli każdy nocleg musi być odpowiednio udokumentowany. Gdy pracownik nie dostarczy rachunków i faktur, przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg (limit też jest uzależniony od kraju w jakim odbywa się delegacja).
Jeśli chodzi o transport w przypadku delegacji zagranicznej, jest ona rozliczana dokładnie tak jak w przypadku krajowej. Darujemy sobie zatem dokładny opis. Co ważne, pracownikowi odbywającemu podróż zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca, albo z lotniska i do lotniska, w wysokości jednej diety. Pracownikowi przysługuje też ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży. W przypadku gdy delegacja odbywa się transportem lotniczym, rozliczamy także koszty bagażu, ale z zastrzeżeniem do 30 kg i gdy podróż trwa dłużej niż 30 dni.
Tak jak w przypadku delegacji krajowej, pracownik może ubiegać się o zaliczkę na delegację. W tym przypadku powinna być wypłacona w walucie kraju do którego podróżuje, ale nie musi. Rozliczenie następuje w polskiej walucie, natomiast wydatki podane w walutach obcych przelicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki na złote.
Dla pracodawcy, wszystkie środki wypłacone pracownikowi w ramach delegacji są kosztami podatkowymi. Mamy nadzieję, że po dzisiejszym wpisie nie będziecie mieć już wątpliwości co do rozliczania delegacji. A jeśli macie dodatkowe pytania, niejasne sytuacje, zapraszamy do współpracy i kontaktu z naszym biurem rachunkowym!