Dzisiejszy wpis jest poświęcony zmianom związanym ze świadectwami pracy jakie wchodzą w życie w 2019 roku. Część z nich spowodowanych jest skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych. Inne są bezpośrednio związane z RODO, czyli rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Co dokładnie zmieni się w wystawianiu świadectw pracy dla pracownika i pracodawcy Przygotowaliśmy krótkie podsumowanie najważniejszych informacji. Zapraszamy!
Najważniejsze zmiany w świadectwach pracy w 2019 roku
Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat. Termin ten uległ skróceniu, co pociągnęło za sobą kolejne zmiany.
Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy- przez okres 10 lat. Razem z obowiązkiem przechowywania danych, pojawia się też obowiązek informacyjny.
Obowiązki informacyjne pracodawcy z zakresu przechowywania dokumentacji pracowniczej określone w art. 946 k.p. odnoszą się do wszystkich pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 r., czyli wobec pracowników, których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Od wspomnianej daty pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi trzy dodatkowe informacje (w wersji papierowej lub elektronicznej):
- Informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.
- Informację o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
- Informację o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyżej wymienionym okresie.
Każdy pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy z pracownikiem, ma obowiązek wydać mu świadectwo pracy – nawet w sytuacji, gdy zatrudniony nie rozliczył się jeszcze z firmą. Świadectwo powinno zostać wydane bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.
Z obowiązku wystawiania świadectwa jest zwolniony tylko pracodawca, który zamierza podpisać umowę o pracę z tą samą osobą w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeśli pracodawca, który musi wydać świadectwo pracy, nie dopełni swojego obowiązku, naraża się na karę grzywny, a sam pracownik może domagać się od firmy odszkodowania, gdy na skutek tego zaniedbania poniósł szkodę. Pracownik może też wnioskować o sprostowanie świadectwa, gdyby okazało się, że zawiera błędne dane lub informacje. Kolejną istotną zmianą jest wydłużenie terminu jaki potrzebny jest, aby wystąpić do pracodawcy z takim wnioskiem. Czas wydłużył się z 7 dni na 14.
Ostatnią zmianą w świadectwach, o jakiej dziś wspomnimy jest brak umieszczania w świadectwie danych osobowych, w postaci imion rodziców. W związku z wejściem w życie RODO, pracodawcy nie będą mogli pozyskiwać od osób ubiegających się o zatrudnienie (również od pracowników) tych informacji. W praktyce oznacza to, że te dane nie będą też wpisywane do wydawanego świadectwa. Potrzeba nowelizacji przepisów jest związana z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Nowe regulacje w ochronie danych wprowadziły m.in. obowiązek minimalizacji przetwarzanych danych, czego efektem jest wykreślenie niektórych informacji ze wzoru świadectwa i nie tylko…
Jeśli macie wątpliwości dotyczące nowych przepisów w ochronie danych osobowych, chcecie sprawdzić co jeszcze zmieniło się wraz z wejściem w życie RODO – zachęcamy do zaglądania do zaprzyjaźnionego bloga WBT-IT. Możecie tam znaleźć mnóstwo ciekawych i przede wszystkim sprawdzonych informacji z tego zakresu.
Jeśli natomiast chcecie być na bieżąco ze wszystkimi zmianami przepisów i najważniejszymi nowelizacjami ustaw – zachęcamy do zapisania się do naszego newslettera. Raz na miesiąc wysyłamy dawkę skondensowanej wiedzy, aktualnych nowinek ze świata księgowości, podatków i finansów. Zaglądajcie też na naszego Twittera, gdzie często publikujemy ważne komunikaty i księgonewsy.
Do zobaczenia!