Grudzień to jak wiadomo okres świąteczny. Spędzamy go nie tylko w gronie najbliższych i rodziny. Częstą praktyką jest organizowanie wigilii firmowej. Część przedsiębiorców zastanawia się czy można uwzględnić ją w kosztach podatkowych. W dzisiejszym wpisie rozwiejemy wątpliwości i podpowiemy Wam jak można to zorganizować, aby było to możliwe. Zapraszamy!
Kiedy możemy włączyć w koszty wigilię firmową?
Przedsiębiorcy, którzy chcieliby wrzucić wigilię firmową w koszty muszą pamiętać, że jest to możliwe tylko w określonych sytuacjach. Duże znaczenie będzie miało też odpowiednie zorganizowanie i udokumentowanie tego rodzaju imprezy. Dlaczego?
Odpowiedź jest zawarta w ustawie o PIT, która jasno określa które wydatki można uwzględnić jako koszty podatkowe, a które nie. Co do zasady, można wliczać w koszty wydatki, które ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania ich źródła. Oczywiście z wyjątkiem tych wskazanych w art. 23 ust. 1. Wskazano w nim wydatki, które kosztami nigdy być nie mogą. Także podstawową sprawą będzie rozstrzygnięcie czy wydatki na tego rodzaju spotkanie pracownicze jak firmowa wigilia, spełniają definicję kosztów podatkowych. Z uwagi na to, że nie zostały uwzględnione w katalogu wydatków wyłączonych, taka możliwość teoretycznie istnieje. A jak to wygląda w praktyce?
W praktyce organy skarbowe mają prawą indywidualnie ocenić czy dane spotkanie słusznie zostało włączone do kosztów podatkowych czy nie. Podejście to tego tematu bywa bardziej lub mniej rygorystyczna. Podpowiedzią jest z pewnością interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11.04.12, która wskazywała, że “z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie.”
Wnioski nasuwają się same. Wydatki poniesione na kolację wigilijną będą stanowiły firmowy koszt podatkowy, jeżeli przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy pracowników i w efekcie do powiększenia przychodów. Są uznawane za koszt jeżeli zamierzonym celem pracodawcy była integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy, wzrost motywacji do wykonywania obowiązków służbowych, pobudzenie efektywności. Największym wyzwaniem może okazać się udowodnienie tego przed organem skarbowym.
Co można zrobić w takiej sytuacji? Na pewno możliwości jest kilka i każdy przypadek warto byłoby rozstrzygnąć indywidualnie. W niektórych przypadkach dobrym rozwiązaniem będzie sporządzenie planu, agendy lub raportu spotkania wigilijnego, w którym poza częścią nieoficjalną i istotnym punktem będzie na przykład omówienie wyników pracy w danym roku, nakreślenie strategii na kolejny rok. Celem spotkania może być też integracja zespołu – zwłaszcza gdy niedawno pojawili się w nim nowi pracownicy. Celem takiego spotkania może być też wzmocnienie motywacji pracowników. Może warto będzie docenić i wyróżnić pracę niektórych wyróżniających się kierowników? Może jakaś krótka prezentacja – z której materiały będą mogły posłużyć jako ewentualny dowód?
To tylko przykłady. Kilka pomysłów. Mamy nadzieję, że dzięki temu lepiej zrozumiecie samo podejście do tematu. Chcąc uwzględnić wigilię firmową w kosztach musimy wykazać bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy, między samym spotkaniem, a naszą działalnością, przychodami. Obowiązek udowodnienia zasadności kosztu w przypadku ewentualnej kontroli, spoczywa na przedsiębiorcy. I naprawdę nie ma potrzeby robić tego na siłę – to nie powinno być naciągane. Może po prostu warto umiejętnie przeorganizować wigilię firmową nadając jej szerszy cel, niż samo objadanie się pierogami czy barszczykiem 😉
Może to dobra okazja, aby rzeczywiście zmotywować zespół, poprawić efektywność pracowników, podsumować rok i nakreślić cele firmowe na kolejne miesiące? Pozostawiamy to Waszej ocenie.