Wirtualne biuro – co to jest?

Wirtualne biuro, wbrew skojarzeniom związanym z nazwą, jest jak najbardziej realne. Z tym, że to bardziej określenie usługi niż miejsca. Dokładniej mówiąc, usługi umożliwiającej wynajęcie miejsca i warunków do prowadzenia własnej działalności, bez konieczności posiadania fizycznej siedziby.

To nie tylko adres. Usługa wirtualnego biura może mieć bardziej rozbudowaną formę, a wszystko zależne jest od indywidualnych potrzeb przedsiębiorców i biznesu. Oto główne możliwości jakie daje nam wirtualne biuro:

• udostępnienie adresu do rejestracji własnej działalności gospodarczej (KRS, US, ZUS, GUS)
• udostępnianie skrytki pocztowej, odbiór i obsługa korespondencji firmowej
• obsługa faksów, telefonów, skrzynki mailowej
• przechowywanie dokumentów firmowych
• założenie i obsługa rachunku bankowego
• wynajem biurek, sali konferencyjnej, powierzchni biurowej
• dodatkowe usługi np. doradcze
• obsługa księgowa, prawna, informatyczna itp.
• profesjonalna obsługa klienta
• usługi dodatkowe (dedykowane)

Wirtualne biuro przede wszystkim pozwala małym firmom budować profesjonalny wizerunek i renomę bez konieczności znaczących inwestycji finansowych. Daje możliwości, które dla wielu drobnych przedsiębiorców byłyby nie osiągalne w innych okolicznościach. Zwłaszcza na początkowym etapie prowadzenia własnego biznesu. Z jednej strony daje dodatkowe opcje i udogodnienia, a z drugiej pozwala zmniejszyć koszty firmowe. Wspominaliśmy o tym przy okazji wpisu o 10 sposobach na oszczędzanie w firmie – zachęcamy do zapoznania się z tym wątkiem w wolnej chwili.

Tak jak już wspomnieliśmy – dokładny kształt takiej usługi i współpracy powinien być podyktowany realnymi potrzebami i oczekiwaniami danego przedsiębiorcy. Tylko wtedy to rozwiązanie przynosi wymierne korzyści. Jakie dokładnie?

Wirtualne biuro – dlaczego warto?

Nie każdy przedsiębiorca chce lub może rejestrować firmę pod adresem domowym. Nie każdy ma potrzebę wynajmować lokal biurowy – na przykład będąc mikro przedsiębiorcą, prowadząc działalność jednoosobową, będąc freelancerem, albo pracując zdalnie. Tak samo gdy często się podróżuje lub prowadzi się działalność w Internecie.

Z drugiej strony, prowadząc własną firmę, nawet niewielką – są czasem takie sytuacje, kiedy dobrze by było mieć dostęp do profesjonalnej obsługi, wypracowanych schematów organizacyjnych i na przykład możliwości wynajęcia sali konferencyjnej umawiając się z klientem. W ten sposób nawet w przypadku małego biznesu, możemy skutecznie budować pozytywny wizerunek marki i być profesjonalnie odbieranym wśród partnerów, klientów itd. Całkiem niedawno wspominaliśmy o usłudze wirtualnego biura, gdy pisaliśmy o tym jak wybrać dobre biuro rachunkowe. Zajrzycie do tego wpisu w wolnej chwili!

Główne korzyści wynikające z korzystania z wirtualnego biura

• zmniejszenie kosztów utrzymania i prowadzenia działalności (lokal, pracownicy)
• ułatwione prowadzenie firmy i lepsza organizacja biznesu
• profesjonalna obsługa firmy, bez zbędnych formalności
• dostęp do nowoczesnego wyposażenia biurowego
• atrakcyjna lokalizacja, dobra komunikacja, większy prestiż
• swobodny dostęp do przestrzeni coworkingowej, sal konferencyjnych i szkoleniowych
• dodatkowe usługi administracyjne, księgowe, informatyczne, prawne – na zasadzie outsourcingu
• bezstresowe kontrole
• reklama firmy

Ogólnie można powiedzieć, że wirtualne biuro to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które daje duże możliwości przy stosunkowo małych kosztach. A skoro już jesteśmy przy tym temacie…

Wirtualne biuro – ile kosztuje?

Tak jak wspomnieliśmy, zakres obsługi i usług związanych z wirtualnym biurem jest zależny od potrzeb. Im większe potrzeby, tym większy zakres współpracy i większa cena. Prosty mechanizm, który łatwo się kontroluje. Płacisz za to, z czego skorzystasz, a w każdym momencie możesz zwiększyć zakres tej współpracy, lub ją ograniczyć. W zależności o tego właśnie zakresu, koszt wirtualnego biura będzie wynosić kilkadziesiąt złotych miesięcznie, albo kilkaset złotych – jeśli na przykład biuro mieści się w prestiżowej lokalizacji i ma wysoki standard. Wirtualne biuro to elastyczne rozwiązanie, w którym koszty można dostosować do własnych możliwości.

Nasze biuro rachunkowe w Warszawie już od jakiegoś czasu ma w swojej ofercie wirtualne biuro. Nie dysponujemy prestiżowym adresem w centrum miasta, ale za to bardzo dobrze skomunikowanym. Z możliwością wynajęcia salki konferencyjnej, z profesjonalną obsługą klienta, z obsługą prawną i księgową. Doradzamy, przejmujemy stresujące obowiązki formalne i organizacyjne. Wiemy jak pomóc w rozwoju Twojego biznesu. Będziesz zaskoczony jak dużo możesz zyskać przy niewielkich kosztach.