(+48) 22 486 33 46 biuro@ksiegi-rachunkowe.com

Rozpoczęcie działalności gospodarczej, prowadzenie i rozwijanie, wiąże się z licznymi obowiązkami. To lista, której rozmiar będzie zależny od skali prowadzonej działalności, jej charakteru, branży itd. Część obowiązków, raczej trudno będzie (zwłaszcza na dłuższą metę) realizować samodzielnie, przez przedsiębiorcę. Chodzi między innymi o formalności związane z księgowością, podatkami, kadrami, sprawozdawczością, prowadzeniem i obiegiem dokumentów.

Nawet jeśli na początku swojej biznesowej drogi będziesz w stanie zaopiekować się częścią z nich, to w późniejszym etapie, wraz z rozwojem firmy – wydaje się to nierealne. Dlatego niemal każdy, na pewnym etapie biznesowej podróży stanie przed decyzją – zatrudnić własną księgową, czy skorzystać z usług biura rachunkowego? W dzisiejszym artykule podsumowaliśmy najważniejsze wady i zalety obu rozwiązań. Postaramy się też (w miarę możliwości ;)) obiektywnie przedstawić najważniejsze informacje, które mogą pomóc Wam podjąć dobrą decyzję. Zapraszamy!

 

 

Własna księgowa

 

 

Decyzja o poprowadzeniu rozliczeń podatkowych przez księgową zatrudnioną na etacie lub biuro rachunkowe niejednokrotnie bywa kluczowa dla działalności operacyjnej. Dlatego zanim podejmiecie ostateczną decyzję, warto przeanalizować poszczególne wady i zalety obu rozwiązań. Zaczniemy od zatrudnienia własnej księgowej.

Względy finansowe to nadal dla wielu przedsiębiorców, jeden z ważniejszych parametrów i czynników. Dlatego trzeba otwarcie powiedzieć – zatrudnienie własnej księgowej, co do zasady, generuje większe koszty niż skorzystanie z oferty biura rachunkowego. Nie jest to sztywną zasadą, bo tak jak różnią się ceny outsourcingu księgowego, tak różnią się też stawki i wynagrodzenia specjalistów na rynku. Faktem jest jednak, że w przypadku zatrudnienia własnej księgowej dochodzą koszty nie tylko samego wynagrodzenia ale też dodatkowe wydatki na stworzenie miejsca pracy, wynajem biura, zakup dodatkowego sprzętu, komputera. To też koszty związane z ewentualnymi szkoleniami, koszty wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Warto dokładnie przekalkulować faktyczną listę wydatków związanych z zatrudnieniem własnego księgowego. Jednak z pewnością nie warto traktować zatrudnienia księgowej tylko w kategoriach kosztów.

 

Własna księgowa to często większa dyspozycyjność i dostępność. Zawsze gdy tego potrzebujesz (oczywiście w granicach godzin pracy) masz specjalistę „pod ręką”. Podobnie z dokumentacją. Co ważne przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, teoretycznie mogą łatwiej zbadać też kwalifikacje kandydata na stanowisko księgowego firmy. Oczywiście jeśli sami są dobrze zorientowani w temacie i potrafią ocenić te kompetencje. To ważne, bo ryzyko pojawienia się ewentualnego błędu lub zaniedbania może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi. Zatrudniając własnego księgowego, w jakiś sposób trzeba potwierdzić wskazane doświadczenie, umiejętności i kwalifikacje. Proces rekrutacyjny, w naturalny sposób daje taką możliwość. Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, czy przygotowywanie faktur. To często również doradztwo, konieczność śledzenia bieżących zmian.w przepisach, podatkach i prawie, a także umiejętność ich właściwej interpretacji. Polski Ład dobitnie to pokazał. Od potrzeb przedsiębiorcy będzie zależeć jaki zestaw kompetencji powinien mieć zatrudniany księgowy. Czasami może być tak szeroki, że zatrudnienie jednego specjalisty okaże się niewystarczające.

 

Niewątpliwą zaletą zatrudnienia księgowego jest również fakt, że pracownik zajmie się dokumentami bez względu na ich ilość. Jest na miejscu. Może też na bieżąco wspierać pracę innych działów (nie tylko w zakresie rozliczeń i wystawiania faktur). Łatwiej też będzie zapanować na obiegiem dokumentacji firmowej. Z drugiej strony, czasy kiedy wszystkie dane trzymało się w segregatorach powoli odchodzą do przeszłości, a oddanie księgowości w ręce jednej osoby generuje dodatkowa ryzyka. Na przykład gdy zatrudniana księgowa jest chora, albo przebywa na urlopie, a zbliża się termin płatności podatków lub pojawią się wątpliwości, które trzeba wyjaśnić. A skoro jesteśmy już przy wątpliwościach… Warto mieć świadomość, że zatrudnienie pracownika to także wzięcie na siebie odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe i rozliczenia. W większości przypadków księgowy nie posiada ubezpieczenia OC, które pozwala dochodzić ew. rekompensaty za szkody. Koszty błędów, zarówno te finansowe, prawne i wizerunkowe spadają na pracodawcę. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku obsługi biura rachunkowego.

 

Usługi biura rachunkowego

 

 

Jednym z największych atutów korzystania z usług biura rachunkowego jest większe bezpieczeństwo i komfort przedsiębiorcy. Między innymi z uwagi na posiadane przez biuro certyfikaty, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, możliwość elastycznego dopasowania umowy do potrzeb firmy. Szczególne znaczenie ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Duża część biur rachunkowych zadowala się ubezpieczeniem w minimalnym wymaganym zakresie, natomiast coraz więcej zabezpiecza interesy swoich klientów podwyższając wartość oraz zakres swoich polis ubezpieczeniowych. Korzystając z usług biura rachunkowego przedsiębiorca nie odpowiada za ewentualne błędy i nieścisłości przed urzędem skarbowym. Podobnie w przypadku kontroli – to biuro rachunkowe przejmuje na siebie odpowiedzialność i wszystkie formalności z tym związane.

 

W przypadku biura rachunkowego przedsiębiorca ma możliwość zweryfikowania niezbędnych kompetencji, sprawdzenia czy dane biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi, księgowości online, jakie ma specjalizacje, z jakimi firmami do tej pory świadczyło swoje usługi i z jakim rezultatem. Chodzi tu zarówno o rekomendacje, posiadane opinie i referencje ale też zakres oferty i możliwej współpracy. Biura zatrudniają zazwyczaj wielu specjalistów z różnym doświadczeniem, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że prowadzone rozliczenia będą robione prawidłowo, a zakres współpracy może być odpowiednio szerszy i bardziej kompleksowy. Poza usługami księgowymi dochodzą często usługi doradcze, kadrowe, podatkowe, a nawet prawne. W dużej część biur, klient otrzymuje indywidualnego opiekuna ale w praktyce ma możliwość korzystania z wiedzy i wsparcia dodatkowych specjalistów. Wiadomo nie od dziś, co dwie głowy to nie jedna!

 

Jak wybrać biuro rachunkowe

 

Z drugiej strony pojawiają się wyzwania podobne jak w przypadku zatrudnienia księgowego. Jak wybrać dobre biuro spośród dużej liczby ofert? Jak sprawdzić dokładnie wiarygodność i kompetencje? Z pewnością potrzeba trochę czasu i zaangażowania, aby przejrzeć i przeanalizować dostępne propozycje. Zwłaszcza, że biur rachunkowych wcale nie jest tak mało. Dobre biuro rachunkowe jest dla swojego klienta partnerem w biznesie – oprócz podstawowych czynności związanych z księgowaniem dokumentów i rozliczaniem podatków potrafi znacznie szerzej spojrzeć na sytuację finansową i doradzić indywidualne rozwiązania, pomóc w optymalizacji finansowej, a także reagować na zmiany w firmie. Pamiętajcie też, że wybór dobrego biura rachunkowego, to nie tylko przywilej świeżo upieczonych przedsiębiorców. Jeśli z jakiegoś powodu uznacie to za dobry ruch – zawsze możecie zmienić biuro rachunkowe na inne. Wiele zależy oczywiście od Waszej konkretnej sytuacji, oceny i potrzeb. Natomiast warto wiedzieć, że zmiana biura nie jest jakoś szczególnie trudnym i czasochłonnymi procesem.

 

Jedną z zalet zlecenia obsługi księgowej na zewnątrz, jest reprezentowanie przed urzędami. W większości przypadków to pracownik biura księgowego pojedzie za przedsiębiorcę wyjaśnić nieścisłości do ZUS-u, Urzędu Skarbowego lub innych instytucji. Przygotuje też niezbędne dokumenty, a przedsiębiorca najczęściej musi tylko złożyć podpis i czekać na potwierdzenie załatwienia sprawy. To duży komfort dla każdego kto prowadzi firmę. Zamiast stać w kolejce w urzędzie, na poczcie, albo siedzieć przy stercie papierów, można skupić się na istocie prowadzenia działalności. Ważnym aspektem w przypadku usług biura rachunkowego jest też kwestia renomy i wizerunku. Księgowy, który się nie sprawdzi, po prostu poszuka sobie nowej pracy. Bez konieczności chwalenia się poprzednim, nieudanym doświadczeniem. W przypadku biura rachunkowego, które pracuje na swoją renomę, będzie dużo ważniejsze aby utrzymać wysoką jakość usług księgowych. Nie tylko dlatego, że bezpośrednio odpowiada za wszelkie błędy ale też dlatego, że najlepszą reklamą i magnesem dla nowych klientów, są zadowoleni kontrahenci.

Oczywiście współpraca z biurem to nie tylko lista zalet. Jako wadę można potraktować ograniczenie ilości dokumentów, które często stają się jednym z głównych kryteriów przy wycenie oferty. Razem ze wzrostem ilości dostarczanych faktur, rosną też koszty ich obsługi. Kolejna sprawa to dostęp do danych. W przypadku obsługi przez biuro rachunkowe, to zazwyczaj w jego siedzibie prowadzone jest archiwum i przechowywane są dokumenty księgowe. Tak jak wspominaliśmy, z tym ostatnim problemem można się spotkać na rynku coraz rzadziej – dużo biur umożliwia natychmiastowy dostęp do danych, m.in. poprzez narzędzia online i dedykowane oprogramowanie.

 

Mamy nadzieję, że dzisiejszy artykuł pomoże Wam przygotować własną listę zalet i wad, zarówno w przypadku zatrudnienia księgowego, jak i współpracy z biurem rachunkowym. Co ważne, oba rozwiązania mogą być dobre. Kluczowe dla całej sprawy jest określenie własnych potrzeb dotyczących obsługi księgowej (a może nie tylko księgowej). Rozważając wszystkie za i przeciw – porównajcie konkretne oferty biur rachunkowych, wraz z precyzyjnie określonymi kosztami zatrudnienia i stworzenia nowego stanowiska. A jeśli jesteście już zdecydowani i skłaniacie się w stronę usług biura księgowego, zachęcamy do kontaktu z nami! Przygotujemy ofertę dostosowaną do Waszych indywidualnych potrzeb, pochwalimy się referencjami, porozmawiamy o szczegółach i zakresie współpracy. Chętnie umówimy się też na niezobowiązujące spotkanie, na którym będziecie mogli poznać naszych specjalistów, nasze doświadczenia i zaplanujemy wspólne działania!

Zapraszamy!