Założenie własnej firmy, to dla wielu osób sposób na niezależność. Zwłaszcza, gdy porównamy to na przykład z pracą na etacie, gdzie często jest się uzależnionym od decyzji i wizji przełożonych, centrali itd. Warto jednak pamiętać, że „praca na swoim” i wspomniana niezależność nie oznacza całkowitej wolności i braku kontroli nad naszymi działaniami. W dzisiejszym wpisie podsumujemy kilka ważnych informacji o tym kto może skontrolować działalność i jak to wygląda w praktyce. Zapraszamy!
Kto może skontrolować firmę?
Wspomniane na wstępie prawo do kontroli działalności gospodarczej posiadają oczywiście instytucje państwowe i organy władzy. Może to być nie tylko Urząd Skarbowy, ale też władza lokalna: prezydent miasta, burmistrz. Zwłaszcza w przypadku zgłoszeń o różnego rodzaju naruszeniach lub zagrożeniach. Takie prawo posiadają również organy wydające koncesję na prowadzenie danej działalności gospodarczej. W takim przypadku będzie to bardziej sprawdzenie, czy działamy zgodnie z otrzymaną koncesją, czy dotrzymujemy określonych warunków.
Wśród podmiotów, które uprawnione są do przeprowadzania kontroli przedsiębiorców, należy wymienić:
- Państwową Inspekcję Pracy,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- KRUS,
- Urząd Skarbowy,
- Urząd Celno-Skarbowy,
- Państwową Inspekcję Sanitarną,
- Inspekcję Handlową,
- Główny Inspektorat Weterynarii,
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- Organy udzielające koncesje,
- Organy prowadzące rejestr działalności regulowanej,
- Straż Graniczną,
- Urząd Ochrony Danych Osobowych,
- Inspekcję Ochrony Środowiska,
- Państwową Straż Pożarną.
Tego rodzaju ingerencje rzadko kiedy są przypadkowe. Jeśli dbamy o prawidłowe, zgodne z prawem, funkcjonowanie naszej firmy, to raczej nie mamy się czego obawiać. Nie zawsze też kontrola, nawet w przypadku ujawnienia pewnych uchybień czy problemów, od razu musi wiązać się z wysokimi karami, czy zawieszeniem działalności. Nawet jeśli nie masz nic na sumieniu, dbasz o prawidłowe funkcjonowanie Twojej firmy, zgodnie z przyjętymi zasadami – warto znać swoje prawa, oraz pewne procedury, które są związane z ewentualną kontrolą działalności. W dzisiejszym wpisie, z oczywistych względów – skupimy się na kontroli skarbowej.
Nie chcesz mieć problemów w trakcie kontroli skarbowej – śledź bieżące i ważne zmiany w podatkach i przepisach!
Kontrola w firmie – najważniejsze informacje
Kontrola także podlega określonym zasadom i procedurom. Warto mieć tego świadomość i wiedzieć jak to wygląda z praktycznej strony. Można śmiało powiedzieć, że większość kontroli wspomnianych wyżej ma bardzo zbliżone procedury. Przed rozpoczęciem kontroli, dochodzi do analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorcę. W kolejnym etapie, dany organ informuje przedsiębiorcę o wszczęciu postępowań i planowanej weryfikacji. Najczęściej jest to zawiadomienie przesyłane drogą pocztową (Za potwierdzeniem odbioru). W zawiadomieniu powinny znaleźć się informacje m.in. o: dacie, miejscu i co ważne, zakresie kontroli. Upoważnione organy muszą poinformować przedsiębiorcę o jego prawach i obowiązkach w trakcie audytu, ale nie zawsze muszą zapowiadać go z wyprzedzeniem. Wspomniany organ może zrobić to bez stosownego uprzedzenia, ale tylko w określonych przypadkach. Na przykład kiedy istnieje podejrzenie o popełnieniu przestępstwa skarbowego, wykroczenia, kiedy kontrola następuje w oparciu o obowiązującą ustawę lub w przypadku kiedy przedsiębiorca nie posiada adresu siedziby firmy.
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż tydzień przed doręczeniem pisma informującego i nie później niż przed upływem 30 dni. No chyba, że przedsiębiorca sam złoży stosowny wniosek o zmianę terminu na wcześniejszy. Audyt może być przeprowadzony w siedzibie firmy, albo w miejscu przechowywania dokumentacji księgowej – czyli np. w biurze rachunkowym. W niektórych przypadkach jest też możliwe, aby kontrola odbywała się w urzędzie.
Kontrola przedsiębiorcy jest wykonywana przez upoważnionego pracownika organu kontrolnego. W każdym przypadku musi on wykazać swoje umocowanie i okazać ważną legitymację służbową. A jakie dokładnie czynności może wykonywać kontroler? W zasadzie każdych, jeśli tylko będą one zgodne z prawem i będą dotyczyć prowadzonej działalności gospodarczej. Kontroler, co do zasady, nie może wychodzić poza granice swojego upoważnienia i np. odnosić się do prywatnych spraw przedsiębiorcy, które nie mają nic wspólnego z prowadzoną przez niego działalnością. Aby usprawnić kontrolę i maksymalnie skrócić czas jej trwania, warto współdziałać z urzędnikiem. A jeszcze lepiej przygotować się do kontroli z wyprzedzeniem. Chodzi tu między innymi o przygotowanie niezbędnych dokumentów, akt pracowniczych, faktur, umów i dowodów, które będę przydatne w tej sytuacji.
To co istotne przy tej okazji, to okres w jakim odbywa się kontrola. Jest on zmienny i uzależniony od rozmiaru firmy (ale też obrotu, ilości pracowników itd.) Dla mikro przedsiębiorcy nie może przekraczać 12 dni roboczych, dla małych firm 18 dni roboczych, dla średnich – 24 dni, a dla większych nawet 48 dni roboczych. Jeśli organy przekroczą te terminy, przedsiębiorca może złożyć skargę na przeciągające się postępowanie.
O czym warto jeszcze pamiętać?
-
za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy, kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
-
urząd nie może dokonywać wielokrotnej kontroli w jednej sprawie (chyba, że istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa);
- przed rozpoczęciem kontroli organy muszą okazać legitymację i pouczyć o przysługującym prawie i obowiązkach;
- wszyscy podlegamy kontroli – nie ma działalność, w której staje się ona bezzasadna;
- kontrola ma zazwyczaj ten sam przebieg: doręczenie upoważnienia, czynności kontrolne i dowodowe, doręczenie protokołu kontroli, ewentualne zgłoszenie zastrzeżeń i odpowiedź;
Całe szczęście postęp technologiczny, informatyzacja pewnych procesów, sprawiły, że osobiste kontrole i wizyty w siedzibie firm, nie są już tak powszechne jak wcześniej. Zwłaszcza po wprowadzeniu JPK-VAT, o którym pisaliśmy na blogu (kliknij i zobacz).
Jeśli nie korzystacie jeszcze z pomocy i kompleksowej obsługi księgowej biura rachunkowego – skontaktujcie się z nami. Pomożemy Wam w dobrym zarządzaniu, organizacji i rozwoju Waszego biznesu. Żadna kontrola nie będzie wtedy dla Was problemem. A jeśli już do takowej dojdzie – przejmiemy na siebie wszelkie obowiązki i formalności z tym związane!
Zapraszamy!