Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać ustrukturyzowane, elektroniczne faktury. Mówi się o tym od dłuższego czasu, ale już od 2024 roku teoria nie wystarczy, a wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie dla większości przedsiębiorców obowiązkowe. Co to dla nich oznacza w praktyce? Czym dokładnie jest KSeF i jak działa? Co powinniście o nim wiedzieć i co zmieni się przepisach? Na te i podobne pytania, znajdziecie odpowiedzi w naszym artykule.
Krajowy System e-Faktur – co powinniście o nim wiedzieć?
Czym jest Krajowy System e-Faktur? Najprościej mówiąc, jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na przejście na faktury ustrukturyzowane. Krajowy System e-Faktur ma też jeszcze jedną ważną funkcję – jest centralnym rejestrem i archiwum tych dokumentów. Już wkrótce dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie, zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, które będą dostępne w systemie KSeF. Pojęcie faktury ustrukturyzowanej zostało zawarte w ustawie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) i rozumie się ją jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
To co warte podkreślenia, to fakt, że faktura ustrukturyzowana to nie to samo co faktura elektroniczna. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane w formie obrazu, a w postaci znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób. Język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go program księgowy. Co ważne dla biur rachunkowych, a trochę mniej dla firm, zmieni to znacząco aktualny sposób zarządzania dokumentacją. Dla przykładu – zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy. Może się zatem okazać, że niektóre rozwiązania, na przykład wdrożona automatyzacja, może wymagać zmian na poziomie narzędzi i organizacji.
Co warte podkreślenia, KSeF, poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich weryfikowania (zgodnie z określonym wzorem). Daje też możliwość wysyłania komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Dlaczego wymyślono KSeF? Taki jasno sprecyzowany, jednolity standard e-faktury ma w założeniu uprościć proces dokumentowania transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to także oszczędność pracy, kosztów i zamieszania, które niekiedy towarzyszy standardowej dokumentacji. Z drugiej strony można mieć wątpliwości, czy rzeczywiście i na ile te korzyści sie pojawią. Zwłaszcza znając finał innych projektów, które miały w teorii usprawniać pewne działania, a potem rodziły tylko spore zamieszanie. Czas to zweryfikuje. Na ten moment bardzo ważne i dobre wydaje się, że dzięki KSeF podatnicy będą dysponować w dowolnym momencie informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych i analitycznych. To na pewno zmiana na plus. Nie da się też ukryć, że specyfikacja plików i ujednolicone środowisko uszczelnią system i (co nie jest dużym zaskoczeniem) ułatwią czynności kontrolne.
KSeF oznacza niemal pełną transparentność przepływu w transakcjach. Urzędnicy będą w stanie monitorować zarówno wystawione faktury sprzedażowe, jak i kosztowe. To nie tylko da nowe narzędzia i możliwości kontrolne, ale też rozbuduje uprawnienia fiskusa. Z perspektywy podatnika to dobra i zła wiadomość jednocześnie. A od kiedy zacznie obowiązywać KSeF? Co dokładnie zmieni się w przepisach?
Krajowy System e-Faktur – od kiedy?
Od stycznia 2022 roku, Ministerstwo Finansów dało możliwość dobrowolnego przystąpienia do platformy KSeF. Na ten moment korzystane z Krajowego Systemu e-faktur jest dobrowolne, ale już wkrótce to się zmieni. Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 roku i wiele wskazuje na to, że więcej przekładania już nie będzie. Co istotne, termin nie dotyczy wszystkich podatników. Korzystanie z KSeF od 1 lipca 2024 roku ma być obligatoryjne dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT.
Oczywiście aktualnie za niekorzystanie z KSeF nie grożą żadne konsekwencje. To zmieni się jednak w 2024 roku. Na podatników, którzy nie wystawią dla kontrahentów faktur w ramach KSeF, nawet jeśli udokumentują sprzedaż w inny sposób (np. przesyłając fakturę elektroniczną), czekają kary finansowe, które mogą wynieść 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, oraz do 18,7% należności wykazanej na fakturze, jeśli nie jest na niej określona kwota podatku. Wspomniane kary będą najprawdopodobniej obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.
Dodatkowe informacje na temat KSeF i etapów jego wprowadzania znajdziecie TUTAJ.
Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Co jeszcze warto wiedzieć? W ramach podsumowania wspomnieliśmy poniżej o najważniejszych założeniach ustawy VAT, którą w połowie czerwca 2023 roku uchwalił sejm. Należą do nich:
- Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
- Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
Cieżko powiedzieć, czy przepisy dotyczące KSeF pozostaną do 2024 roku w tej formie, czy jednak ustawodawca znów postanowi je ulepszyć i pojawi się nowelizacja. Niezależnie od tego jak potoczy się ten proces będziemy informowali Was na bieżąco. Jeśli chcecie zostać w temacie i nie przegapić informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur (oraz innych istotnych zmian w przepisach), zapiszcie się do naszego newslettera, a także obserwujcie nasz profil na Facebooku.