Błędy przy fakturowaniu są dość powszechne. Oczywiście nam zdarzają się rzadko – jako biuro rachunkowe jesteśmy wyczuleni w tym temacie z oczywistych względów. Trudno byłoby nam dbać odpowiednio o interesy naszych klientów, jeśli sami mielibyśmy z tym problem. Przez lata pracy w księgowości wypracowuje się pewne schematy działania, rozwiązania i przyzwyczajenia, które z czasem wchodzą w krew. Nie znaczy to, że jesteśmy nieomylni i nigdy żaden błąd się nam nie zdarzył 😉 Całe szczęście większość pomyłek można skutecznie odkręcić, ważny jest tylko czas reakcji i odpowiednia wiedza jak to zrobić.

Błędy na fakturze – jak je poprawić?

Zacznijmy od tego, że błędnie wystawiona faktura nie traci swojej ważności. Niestety często jednak jest tak, że jeden błąd uruchamia lawinę kolejnych. Może doprowadzić na przykład do błędnych rozliczeń lub je uniemożliwić, co rodzi już poważniejsze konsekwencje i większe zamieszanie. Ważne jest zatem szybko znaleźć lukę i ją skorygować. A jak to robić?

Fakturę, która zawiera błędne dane może skorygować zarówno nabywca, jak i sprzedawca. Jednak obie strony dysponują nieco innymi prawami do korekt. Ogólnie mówiąc do poprawiania błędów mamy dwa narzędzia:

• Notę korygującą, którą może wystawić nabywca
• Fakturę korygującą, którą wystawia sprzedawca

Jeśli chodzi o notę korygującą – wystawiamy ją w przypadku błędów formalnych jak na przykład błąd w nazwie firmy, w jej adresie, czy też w nazwie towarów. Nie korzystamy z niej w przypadku błędów wpływających na wysokość zobowiązań podatkowych (stawki VAT, ceny, wartości transakcji, ilość usług lub towarów itd.).

W jednej nocie można skorygować wszystkie błędy jeśli jest ich kilka – nie ma potrzeby wystawiania jej każdorazowo do każdego błędu. Ważne jest natomiast aby zawierała informację w nazwie, że mamy do czynienia z notą korygującą, jak również odpowiedni numer, datę, dane zawarte w FV, której dotyczy korekta oraz jasno wskazane błędne i poprawione treści. Notę korygującą wystawiamy w dwóch egzemplarzach i obie wysyłamy do potwierdzenia zmian wystawcy dokumentu.

Faktura korygująca

Jeśli chodzi o fakturę korygującą – może wystawić ją jedynie sprzedawca. Powinien to zrobić jeśli okazało się, że na fakturze pojawił się błąd w cenie, kwocie podatku lub jakiejkolwiek pozycji na fakturze. Podobnie, jeśli został błędnie wskazany kontrahent, albo jeśli zmieniła się cena, na przykład po uwzględnieniu rabatu albo podwyższeniu kwoty już po wystawieniu faktury.

Warto pamiętać, że na fakturze korygującej musi znajdować się odpowiednia data, numer, dane z pierwotnej faktury i dane po korekcie. Jeśli mamy do czynienia z sytuacją, w której na skutek korekty zmienia się kwota podatku – trzeba dostarczyć korektę pocztą, za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli natomiast poprawiamy błędy nie mające wpływu na wartości liczbowe, takie potwierdzenie nie będzie konieczne.  

Mamy też trzecie wyjście – anulować fakturę. To dopuszczalna praktyka, ale możliwa tylko w określonym przypadku: dokumenty rozliczeniowe nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego. Mówiąc prościej – tylko w sytuacji, kiedy faktura dokumentuje transakcję niedokonaną i nie stanowi podstawy do zapłaty VATu. Także ten sposób możemy zastosować w nielicznych wypadkach i raczej trudno określić go jako poprawianie błędów. 

Co w przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury?

Tak też się zdarza. W przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury, mechanizm działania jest jeszcze prostszy. Wystarczy wystawić duplikat, lub zgłosić prośbę o wystawienie takiego duplikatu.  

Podobnie jak w przypadku korekty i noty – duplikat sporządzamy w dwóch kopiach, gdzie oryginał trafia do nadawcy, a kopia zostaje u sprzedawcy. Duplikaty wystawiamy zarówno do faktur VAT, jak również do korekt. Ważne jest, aby było jasno oznaczone, że mamy do czynienia z duplikatem. Trzeba też pamiętać o dacie wystawienia, oraz wpisania treści zgodnej z oryginałem – duplikat bowiem ma dokładnie taką samą moc prawną jak faktura.

Oczywiście najlepiej by było unikać wszelkich błędów, bo nawet jeśli zostaną one szybko wykryte i poprawione to i tak generują dodatkowe i niepotrzebne zamieszanie. Znacznie lepiej jest sprawdzić fakturę 3 razy, mieć porządek w dokumentach i przechowywać je we właściwy, zorganizowany sposób. To znacznie lepsze podejście niż potem dopominać się o duplikaty, czy produkować stosy korekt. To zawsze generuje dodatkowe koszty, a przede wszystkim stres. Za wystawienie wadliwych faktur może grozić surowa kara i posądzenie o przestępstwo skarbowe. A tego chyba każdy wolałby uniknąć. Zwłaszcza jeśli błąd w dokumentach jest wynikiem drobnego niedopatrzenia, a konsekwencje już takie drobne nie są…

Dlatego tak ważna jest czujność, albo korzystanie z fachowej obsługi księgowej i podatkowej doświadczonego biura rachunkowego. A najlepiej jedno i drugie.

W księgowości, jak w mało której dziedzinie ważna jest dobra organizacja pracy i poprawny obieg dokumentów. Jeśli nie masz czasu myśleć o tym i pilnować tego samodzielnie, może śmiało przerzucić ten obowiązek na nasze biuro rachunkowe i spać spokojnie.

Jeśli szukasz dobrego biura rachunkowego z rzetelną obsługą i skrupulatnym podejściem – skontaktuj się z nami. Będziemy w stanie zaproponować Ci także dodatkowe usługi (nie tylko księgowe), które usprawnią funkcjonowanie Twojego biznesu i pozwolą skupić się na istocie prowadzenia firmy oraz jej rozwoju. Umów się na konsultacje w naszym biurze rachunkowym i sprawdź na jaką dokładnie pomoc możesz liczyć!