W zeszłym roku, a dokładniej w październiku 2018 roku, weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości, o czym informowaliśmy na blogu. Wraz ze zmianą przepisów, pojawił się obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Każde sprawozdanie musi być też opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). W dzisiejszym wpisie dowiecie się czym są i czym różnią się oba podpisy, oraz jak je założyć.
Profil zaufany ePUAP – czym jest i jak założyć?
Profil zaufany służy do potwierdzania tożsamości w sieci. W ten sposób można podpisywać wnioski i podania składane do podmiotów publicznych. Innymi słowy – pozwala na załatwianie spraw urzędowych online. Wśród nich warto wspomnieć:
- sprawy związane z rejestracją firmy
- sprawy związane ze zmianą danych firmy
- sprawy w ZUS, np. podpisać wniosek o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych, udzielić pełnomocnictwa, sprawdzić salda składek itd.
- sprawy w urzędzie skarbowym, np. zgłosić zmianę formy opodatkowania, podpisać i złożyć deklaracje: PIT-WZ, PIT-OP, PIT-37, PIT-38, JPK_VAT, zarejestrować kasę fiskalną itd.
Profil zaufany można założyć przez Internet. Wystarczy potwierdzić swoje dane za pośrednictwem konta bankowego, lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest też możliwość potwierdzenie danych w urzędzie, albo siedzibie banku, w trakcie osobistej wizyty. Aby założyć konto na profilu zaufanym konieczne jest posiadanie numeru PESEL, oraz wykonanie kilku prostych kroków:
- należy założyć konto na portalu “profil zaufany”
- złożyć wniosek o potwierdzenie profilu,
- w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku zgłosić się osobiście z dokumentem tożsamości w tzw. Punkcie Potwierdzającym (np. ZUS, urząd skarbowy), aby potwierdzić wniosek.
Co ważne, profil zaufany jest bezpłatny i ważny na 3 lata. Po tym okresie trzeba przedłużyć ważność profilu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – czym jest i jak założyć?
Tak jak wspomnieliśmy na wstępie, sprawozdanie finansowe może być opatrzone nie tylko podpisem zaufanym, ale też kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To narzędzie komercyjne, które można w zakupić u certyfikowanych dostawców. Listę tych dostawców znajdziecie na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny daje nieco większe możliwości niż podpis zaufany. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać w zasadzie każdy dokument, nie ogranicza nas bowiem narzucony format XML. Z wykorzystaniem podpisu elektronicznego można załatwić zatem wszystkie sprawy urzędowe, które zostały wymienione przy profilu zaufanym, jak również podpisywać dokumenty takie jak:
- faktury elektroniczne,
- umowy handlowe,
- pisma procesowe w sądowym postępowaniu upominawczym,
- e-deklaracje podatkowe
Wykupienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak nadmieniliśmy, wymaga potwierdzenia tożsamości, ale w przeciwieństwie do profilu zaufanego, nie zrobimy tego przez Internet. Konieczne jest osobiste stawiennictwo.
Wiedziałeś o zmianach w ustawie o KRS? Zajrzyj tutaj i dowiedz się więcej!
Koszt zależy od długości ważności certyfikatu, oraz rodzaju urządzenia do składania podpisu elektronicznego – czytnik kart USB, token USB lub PCMCIA. Zazwyczaj to wydatek rzędu 300-400 złotych. Kupując kwalifikowany podpis elektroniczny warto pamiętać, aby podpisać umowę subskrypcyjną, potwierdzić tożsamość u dostawcy i zainstalować zakupione oprogramowanie. W zależności od długości certyfikatu, trzeba też pamiętać o jego przedłużaniu, co także jest płatne.
Elektroniczne podpisanie sprawozdań finansowych
Warto pamiętać, że zgodnie ze znowelizowaną ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności za rok 2018 muszą być sporządzone i podpisane do 31 marca 2019 r. To nie przekraczalny termin.
Obowiązkowym elementem podpisu jest data jego złożenia. W sytuacji kiedy podpis składany jest elektronicznie, nie jest możliwe zrobienie tego z datą wsteczną. A na przykład na wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego trzeba czasem poczekać, nawet dwa tygodnie! Także jeśli do tej pory tego nie zrobiliście, czekaliście na ostatni moment… to właśnie nadszedł.
W razie dodatkowych pytań i wątpliwości, nasze biuro rachunkowe i zespół jest do Waszej dyspozycji. Zapraszamy do kontaktu i współpracy!