1 października 2021r. sejm znowelizował ustawę o VAT wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KseF). Co to oznacza dla przedsiębiorców i biur rachunkowych? Co zmieni się w księgowości? Jak mają działać e-faktury i jakie korzyści przyniesie ich wykorzystanie? Czym jest KseF? Na te pytanie odpowiadamy w dzisiejszym wpisie.
E-faktury – najważniejsze informacje
Wprowadzenie e-faktur jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji (obok faktur papierowych i elektronicznych), było kwestią czasu. To wątek, który przewijał się już od dawna. Ministerstwo Finansów w ostatnich latach intensywnie pracuje nad wdrażaniem nowoczesnych narzędzi analitycznych, rozwiązań technologicznych, umożliwiających bieżącą i lepszą kontrolę rozliczeń podatkowych. Efektem tego było prowadzenie nowego sposobu rozliczeń VAT, gdzie podatnik wraz z deklaracją podatkową przesyła rozszerzone ewidencje w formie pliku elektronicznego (JPK). Wprowadzone zostało rozszerzone raportowanie w zakresie cen transferowych TPR-C, elektroniczna rejestracja podmiotów akcyzowych, wdrożenie elektronicznych ewidencji, rozliczeń. Wdrożenie e-faktur jest kolejnym, ważnym i nieuniknionym krokiem.
Tak jak wspomnieliśmy, najważniejszym celem wdrożenia e-faktur jest potrzeba lepszej kontroli i monitoringu. Zmniejszanie luki VAT. E-faktury mają w praktyce oznaczać możliwość szybszej reakcji na próby oszustwa, wyłudzenia. Kolejnym celem wprowadzenia e-faktur jest chęć usprawnienia i przyspieszenia rozliczeń między kontrahentami. Podatnik zyska pewność, że faktura trafi do kontrahenta, nie będzie też konieczności wydawania duplikatów. Wszyscy będą korzystać z tego samego systemu, co w teorii ma być ułatwieniem. Czy rzeczywiście tak się stanie – czas pokaże.
E-faktury, to faktury elektroniczne wysyłane i odbierane na ustandaryzowanym formularzu, poprzez system elektroniczny Ministerstwa Finansów.
E-faktura będzie wdrażana etapami – w pierwszym, przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie po prostu funkcjonować, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i elektronicznych. Natomiast od 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców. Decyzja o stosowaniu (o otrzymywaniu) faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca nie może narzucić formy fakturowania, nie może jej też stosować automatycznie. Konieczna jest zgoda i to najlepiej udzielona na piśmie. Czy to w ramach umowy (jako załącznik), czy też jako osobny dokument. Najważniejsze to mieć podkładkę potwierdzającą.
E-faktury będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Roboczą wersję struktury e-faktury (FA_VAT), Ministerstwo Finansów udostępniło w zakładce Krajowy System e-Faktur. Ewentualne pytania, wątpliwości i dodatkowe informacje na temat struktur można kierować na adres: info.ksef@mf.gov.pl
E-faktury – zastosowanie i korzyści
E-faktury to rozwiązanie oparte na modelu poświadczeń, tj. do wykonania określonych czynności – wymagana jest autoryzacja danej osoby w systemie. Co do zasady, dane mają być przesyłane do systemu finansowo-księgowego poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie, podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustandaryzowane. Faktury uznaje się za otrzymane i wystawione w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę. Oczywiście konieczne będzie zarejestrowanie się i korzystanie z Krajowego systemu e-Faktur. KseF będzie służył do uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień, do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych ( ze stałym dostępem przez podatnika lub podmioty uprawnione) ale też do ich otrzymywania i przechowywania. Faktury będą oznaczone numerem identyfikującym przydzielonym przez system. Będzie możliwość ich weryfikacji (z wzorem faktury ustrukturyzowanej), analizy i kontroli danych.
Aby zarejestrować się jako podmiot uprawniony do dostępu do Krajowego Systemu e-faktur będzie trzeba złożyć specjalne zawiadomienie w Urzędzie Skarbowym. Wprowadzona ma być możliwość udzielania autoryzacji dla osób i podmiotów odpowiedzialnych za wystawianie faktur, jak również możliwość tworzenia faktur we własnych systemach, a następnie przesyłania ich do centralnego systemu.
E-faktury korzyści:
- standaryzacja – będzie obowiązywał jeden wzór, co przełoży się też na wygodę i łatwość przygotowywania dokumentów;
- usprawnienie pracy urzędników i instytucji;
- podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej (termin zwrotu skróci o 20 dni);
- brak konieczności przechowywania faktur wystawionych w KSeF (będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat);
- faktura pozostanie w bazie danych MF, dzięki czemu nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu;
- zniknie konieczność wydawania duplikatów faktur;
- większe bezpieczeństwo transakcji;
- poprawi się skuteczność – będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do właściwego kontrahenta;
- mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
- zmieni się dostęp do danych, a co za tym idzie – charakter kontroli podatkowych;
Na ile wdrożenie e-faktur okaże się dobrym rozwiązaniem, pokaże czas i doświadczenia przedsiębiorców. Wydaje się, że to kolejny, ważny krok w stronę nowoczesnej księgowości. Naturalny rozwój, w czasie postępującej cyfryzacji. Nie oznacza to jednak, że rozwiązanie nie niesie ze sobą pewnego ryzyka i niepewności. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że na ten moment trudno wskazać kto bierze odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie systemu, za archiwizację dokumentów i ewentualną ich utratę. Czy problemy techniczne (które znając życie i mając doświadczenie w tym zakresie – na pewno się pojawią), informatyczne będą oznaczały dla biur rachunkowych i przedsiębiorców paraliż? Jak dodatkowo zadbać o bezpieczeństwo danych (choćby w kontekście RODO) w narzuconym systemie, który ogranicza takie możliwości? Jak dokładnie wygląda ochrona danych wrażliwych w systemie i co w przypadku wycieku danych, cyber ataku, błędu ludzkiego? Podobne pytania niestety można mnożyć…
Miejmy nadzieję, że te i inne wątpliwości niebawem zostaną rozwiane. Jeśli chcecie być na bieżąco z tymi informacjami, jak również innymi aktualnościami ze świata podatków, biznesu i finansów, zapiszcie się do naszego newslettera #KSIĘGONEWSY.
