Księga przychodów i rozchodów – najważniejsze informacje

Księga przychodów i rozchodów – kiedy jest wymagana i dla kogo?

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkowe jeśli wybraliście formę opodatkowania na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego. Obowiązek dotyczy zarówno jednoosobowych działalności, jak również spółek (jawnych, cywilnych, partnerskich). Istnieją pewne wyjątki, w których przedsiębiorca może zostać zwolniony z tego obowiązku. Powodem mogą być problemy zdrowotne, zaawansowany wiek, rozmiar firmy. Konieczne jest natomiast uprzednie złożenie stosownego wniosku w Urzędzie Skarbowym, przynajmniej 30 dni przed datą od której chcemy zrezygnować z KPiR.

Co ważne, KPiR mogą prowadzić przedsiębiorcy, którzy osiągnęli przychody (za poprzedni rok) nie przekraczające 2 000 000 euro. Oczywiście tą kwotę przeliczamy na polską walutę – po kursie NBP z pierwszego roboczego dnia października. Jeśli przychody są większe, będziecie zmuszeni przejść na pełną księgowość.

W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obejmuje się: przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, jak również poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności i koszty prac badawczo-rozwojowych.

Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają natomiast: zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, koszty inwestycji w czasie jej realizacji (dopiero na zakończenie inwestycji), obrót opakowaniami zwrotnymi, które wydawane za kaucją, dotacje z Urzędu Pracy czy też dotacje z UE

Jak założyć i prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

KPiR, jak podpowiada logika, powinna zostać założona z dniem rozpoczęcia działalności. Ale można ją założyć nie tylko w przypadku nowej działalności. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą już firmę, a na przykład zmienili formę opodatkowania, też mogą to zrobić. Wtedy terminem założenia księgi będzie 1 styczeń nowego roku podatkowego. Nie można zapomnieć o poinformowaniu o tym fakcie Urzędu Skarbowego. Mamy na to 20 dni, czyli do 20 stycznia nowego roku podatkowego.

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona na dwa sposoby. W formie tradycyjnej (papierowej) oraz w wersji elektronicznej. To pozostaje indywidualnym wyborem przedsiębiorcy i jest zależne od jego decyzji. Urząd niczego nie narzuca. Z naszych obserwacji wynika, że coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na papierową formę KPiR. Elektroniczne prowadzenie księgi jest po prostu dużo łatwiejsze i wygodniejsze. Zwłaszcza, że na rynku jest całkiem sporo oprogramowania, które to dodatkowo ułatwia. Niezależnie od wyboru formy prowadzenia ksiąg, niezmienne pozostają ogólne zasady jej prowadzenia.

Przede wszystkim, KPiR musi być prowadzona w sposób skrupulatny, rzetelny i przejrzysty. Powinna zawierać wszystkie transakcje firmowe. To z resztą wydaje się dość oczywiste. Każdy przychód i koszt powinien zostać ujęty w KPiR w momencie jego uzyskania lub w przypadku kosztów – poniesienia. Oczywiście na podstawie posiadanych dokumentów księgowych. Jeśli jesteśmy już przy zasadach, to warto przypomnieć, że zgodnie z przepisami, za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (albo zabezpieczenia) ich źródła.

KPiR jest przedstawiana w formie tabeli, z podziałem na poszczególne kolumny. Na koniec miesiąca robi się podsumowanie każdej kolumny i na tej podstawie wyliczamy wysokość podatku. Na strukturę księgi przychodów i rozchodów składają się kolumny, z których każda jest opisana w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r.

Poniżej przygotowaliśmy krótkie podsumowanie tych kolumn:

• Kolumna 1 – zawiera liczbę porządkową, nadawaną kolejnym wpisom.
• Kolumna 2 zawiera datę wydatku lub przychodu, gdzie daty wpisu oraz dowodu muszą być zgodne
• Kolumna 3 – to miejsce, gdzie należy umieścić numer faktury lub numer innego dowodu zakupu.
• Kolumna 4 i 5 – tu wprowadzane są dane kontrahentów – imiona i nazwiska lub nazwy firm oraz ich adresy.
• Kolumna 6 – zawiera informacje na temat rodzaju transakcji. Tu należy określić czy mamy do czynienia z kosztem czy przychodem i wskazać czego dany wydatek lub przychód dotyczy.
• Kolumna 7 – zawiera kwotę przychodu.
• Kolumna 8 – należy uwzględnić wszystkie przychody, jakie uzyskuje firma, niezwiązane bezpośrednio ze sprzedażą towarów lub usług.
• Kolumna 9 – tu należy zsumować wartości z kolumny 7 i 8.
• Kolumna 10 – tu uwzględnia się zakup podstawowych materiałów firmowych.
• Kolumna 11 – to miejsce, gdzie należy uwzględnić koszty poniesione w związku z wydatkami z kolumny 10.
• Kolumna 12 – w tym miejscu należy ująć informacje o pensjach pracowników (w kwocie brutto).
• Kolumna 13 – w niej uwzględniamy wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały wymienione w poprzednich kolumnach.
• Kolumna 14 – to podsumowanie kosztów z kolumn 12 i 13
• Kolumna 15 zazwyczaj pozostaje pusta, podatnik może w niej ująć koszty z poprzednich lat podatkowych.
• Kolumna 16 – służy do wprowadzania kosztów związanych z działalnością badawczo rozwojową
• Kolumna 17 – czyli uwagi. Jak wskazuje nazwa przeznaczona jest do wpisania adnotacji dotyczących konkretnych wpisów.

Oczywiście przedstawione w dzisiejszym wpisie informacje o księdze przychodów i rozchodów mają dać ogólny obraz sytuacji. W zależności od branży, charakteru prowadzonej działalności gospodarczej pojawiają się specyficzne niuanse, które trzeba wziąć pod uwagę i które wymagają indywidualnego ujęcia.

Dlatego też zachęcamy do skorzystania z profesjonalnego wsparcia naszego biura rachunkowego w Warszawie. Zwłaszcza, że nie ma obowiązku prowadzenia KPiR przez przedsiębiorcę. Można zlecić tą usługę i mówiąc wprost, mieć problem z głowy ? A wiedząc, że ewidencją zajmują się doświadczeni specjaliści – również spokojniejszy sen.

Zapraszamy!